Hola de nuevo!

Hola, qué tal?

Ha pasado algún tiempo desde que no sabemos nada los unos de los otros. Os pedí tiempo, `no era por tí, era por mí´. Pero sé que somos como los buenos amigos, que aunque pase mucho tiempo, todo sigue igual.

Durante esta temporada sin pasar por aquí he estado trabajando, en la sombra, para vosotros. He leído, he pensado, he ampliado mis intereses, he abierto mi mente… Y he hecho maletas. Ahora estoy en Dinamarca, porque es considerado uno de los países en los que la gente mejor se organiza, también porque se dice que es la nación más feliz del mundo… o al menos eso pone en el aeropuerto cuando llegas.

He venido para aprender más cosas, y poder contarlas.

Así que, amigos, aquí comienza sencilloesmejor en Dinamarca.

Nota: voy a intentar escribir estas nuevas entradas también en inglés. Así, por una parte practico y, por otra, puede llegar a más gente. Os pido que, por favor, si encontráis errores en el texto en inglés, me lo digáis. Me estaréis haciendo un gran favor! 

Hello, how are you?

A long time ago that we don´t know anything about each other. I asked you to give me some time, ´it was for me, not for you´. But I know we are like the good friends, though time moves on, nothing changes.

During the time I have been without writing, I have been working, in the dark, for you. I have read, I have thought, I have opened new doors, I have opened my mind also… And I have packed my suitcase. Now, I am in Denmark, because it is considered one of the countries in where people are more organised, and, also, it is said that is the world´s happiest nation… or, at least, you can read it when you arrives in the airport.

I have come here to learn more things, and tell all to you.

So, dear friends, here starts easyisbetter in Denmark.

Note: I will try to write these new posts also in English. With it, on the one hand I can practise the language, and on the other hand my blog could be read for more people. If you find mistakes in the English text, please don´t hesitate in tell them to me. You are making me a big favour!

Por renovación del blog estaré algún tiempo sin publicar contenidos nuevos

Cada vez somos más los sencillistas y esto hace que tengamos que comprarnos un sitio más grande para que entremos todos. Creo que ya llegado el momento de tener un dominio propio (sin la coletilla wordpress.com) y un alojamiento web también propio. Y en eso voy a trabajar en las próximas semanas.

En ocasiones hace falta parar un momento y dedicar tiempo a lo que en ese momento se necesita. Por eso, en las próximas semanas no vais a encontrar contenidos nuevos; estaré con los cambios técnicos del blog. En un principio pensé que podía con todo: escribir cosas nuevas, hacer los cambios y tener vida propia. Pero luego decidí que merecéis lo mejor. Y si escribo «por rellenar», no vais a recibir lo mejor. Así que cada cosa a su tiempo y un tiempo para cada cosa.

En resumen: podéis leer entradas antiguas en cualquier momento, porque van a seguir aquí hasta que haga el cambio (y luego en cosa de horas volveréis a tener acceso, sólo que con otra apariencia); pero no encontraréis cosas nuevas en algún tiempo (no sé cuánto, dos o tres semanas, o quizá más, o menos, lo que necesite).

Lo que sí que quiero pediros, y esto es muy importante para poder mejorar, es que me digáis TODO lo que no os gusta y querríais que fuera diferente en el nuevo formato (por supuesto también decidme cosas del contenido, faltaría más). Necesito saberlo para poder hacer los cambios.

Este blog es vuestro, si no existieráis vosotros no tendría ningún sentido publicar nada. Por eso hago todo esto, para daros más facilidades a la hora de leer el blog, que no se «caiga» en el momento más inoportuno, que no nos moleste nadie. Porque vamos a tener nuestro sitio propio. Para hacer lo que nos dé la gana.

Lo dicho: disculpad las molestias y… ¡nos leemos en nuestro futuro sitio!

Conclusiones del curso que hice de gestión del tiempo

Hace poco anuncié en mis redes sociales que iba a realizar un curso sobre gestión del tiempo y que contaría por aquí lo que haríamos.

Lo prometido es deuda. Una vez realizado dicho curso (de dos horas de duración), os cuento lo que hicimos (y después, las conclusiones que he sacado yo de todo ello):

1. Comenzamos con una dinámica para conocernos. Se trataba de escribir en una hoja adhesiva lo siguiente:

– Que nos gusta hacer un domingo por la tarde.

– Cuál es nuestra afición favorita.

– Lo que nos gustaría encontrar en las personas.

– Qué deseo le pediríamos a un hada o a un genio.

Una vez contestadas estas cuestiones, la profesora intercambió los papeles y nos entregó uno diferente a cada una (hablo en femenino porque las participantes éramos todas chicas). Se trataba de encontrar a la persona de la que teníamos el papel.

Luego charlamos un rato con esa persona sobre las cosas escritas en el post-it y la relación que manteníamos con la gestión del tiempo.

Después explicábamos lo que habíamos descubierto de la otra persona.

2. A continuación la profesora nos pidió que analizáramos cómo organizamos el tiempo plasmando en un reloj dibujado un día de entre semana y otro de fin de semana por fragmentos de actividad.

3. Luego, se rellenaban los huecos de las diferentes horas (de fragmentos de actividad)con colores según el uso que le diéramos.

(esto parece un poco confuso, pero se trataba de que visualmente nos diéramos cuenta del uso que hacíamos de nuestro tiempo).

4. Lo siguiente fue describir qué sensación nos producía ver en qué empleábamos nuestro tiempo.

5. Después tuvo lugar una explicación teórica sobre tiempo disponible, no disponible, etc. Y también de los famosos cuatro cuadrantes para dividir nuestras actividades: urgente + importane, importante + no urgente, urgente + no importante y no urgente + importante.

Después, la profesora nos explicó que, con esta clasificación, estamos en posición de organizar una semana completa encajando nuestras actividades por franjas horarias.

Conclusiones personales de este curso

Lo primero de todo, quiero dar las gracias a la Casa Joven del Ayuntamiento de Segovia por haberme permitido hacer este curso, que fue totalmente gratuito. Desde este organismo se organizan gran cantidad de actividades encaminadas a encontrar empleo, una mejor gestión de la vida privada y laboral o cómo emprender. Me parece una labor muy muy loable, porque, además, todo lo que hacen es gratis para el usurio. ¡Un 10 para ellos!

Dicho esto, paso a comentar, de manera personal y desde un punto de vista teórico, lo que yo extraje de este curso. En ningún momento quiero menospreciar a la empresa encargada de impartir el curso, ni mucho menos a la profesora, quién fue muy atenta en todo momento.

1. En mi opinión, el origen fundamental de una mala gestión del tiempo está en que no tenemos identificadas nuestras metas. Si no sabemos dónde ir, no podremos planificar cómo hacerlo. ¿Estáis de acuerdo?

Le he dado muchas vueltas a este tema y me parece muy importante; por lo que voy a intentar ofrecer herramientas en este blog para poder ayudarnos entre todos a identificar nuestros objetivos vitales. (¡Toma ya!).

2. Por otra parte, y nada que ver con lo anterior, creo que el sistema de cuadrantes de urgente, etc. es útil para situaciones de «emergencia» (como cuando a mí me pilló el toro…); pero no para el día a día.

Hay muchos sistemas de organización del tiempo. Como he comentado en otras ocasiones, yo sigo (o, al menos lo intento) uno llamado GTD (de David Allen). Yo reconozco que es complicado, pero para empezar, un buen uso de la agenda (como explico aquí) y algunas listas de tareas podría sirvir.

También este es otro aspecto sobre el que he estado reflexionando estos días y sobre el que investigaré para, también, ir ofreciendo diferentes sistemas de organización del tiempo para que podamos elegir el que mejor nos vaya.

3. En otro orden de cosas, quiero decir que las explicaciones teóricas en este tipo de campo (gestión del tiempo) y dado el tiempo limitado del que disponíamos (dos horas) sobran. Me hubiera gustado que fuera más práctico, tal y como se hizo en la última parte; ofreciendo herramientas útiles para una mejor gestión del tiempo.

Por último, una reflexión más (lo siento, hoy estoy muy reflexiva…): ¿por qué sólo éramos mujeres en el curso? Hombres del mundo: ¿ya sabéis todo sobre organización del tiempo o es que no queréis aprender? 😉

¿Cuándo una llamada es mejor que un mensaje escrito?

Tanto las llamadas de teléfono como los correos electrónicos han sido temas que hemos tratado en este blog, y siempre me he mostrado más a favor de solucionar las cosas por escrito que llamando.

¿Por qué?

Porque el lema de este blog es que «es peor robar tiempo que dinero, porque el primero nunca se puede recuperar». Y es que una llamada de teléfono en ocasiones puede suponer acabar con la planificación de la jornada de la otra persona (y también de la tuya propia).

Por eso, antes de descolgar el teléfono para llamar a alguien…

– Piensa si realmente es necesario llamar, o, por el contrario, se puede solucionar con un mensaje de texto por cualquier vía electrónica. O, también, si lo mejor es hablarlo en persona.

– Decide si el momento de hacer la llamada es el propicio para la persona con la que te vas a comunicar. Valora durante unos segundos qué puede estar haciendo y si le vas a importunar.

– Si imprescindible llamar, pero puede esperar, pregunta a la persona en cuestión cuándo le viene mejor que le llames.

Pero, ¿hay algún momento en que es mejor llamar que escribir?

Sí; principalmente cuando se está en horario laboral y el tiempo es escaso, se debería llamar por teléfono cuando los correos electrónicos se están tornando «conversación». Es decir, cadenas casi interminables de mensajes que implican tiempo y esfuerzo y que, con una llamada, se solucionaría en cuestión de minutos.

Y además:

– Cuando el tema es delicado, y un mensaje sería demasiado frío. En ocasiones, escuchar la voz de alguien vale más que lo que se dice.

– Aunque no sea en el entorno laboral, pero la cuestión requiera de preguntas y respuestas, lo mejor es una llamada.

– Cuando no se puede esperar.

– Cuando queremos que haya constancia de que esa conversación se ha producido (para efectos legales, por ejemplo). Porque siempre se puede alegar que «no llegó el mensaje».

Cómo organizar la limpieza de la casa

Limpiar la casa es una de las tareas que casi todos tenemos que desarrollar en nuestra vida diaria. Para algunos puede ser un verdadero quebradero de cabeza, porque la suciedad se va acumulando y cada vez se hace más difícil ver la casa reluciente.

En esto lo importante es marcarse unas pautas. En esta entrada dividiremos las tareas por la periodicidad con la que deberían hacerse: siempre, a menudo y de vez en cuando.

Siempre

– Mantener la casa ordenada. En este blog hemos tratado repetidamente la importancia de que todo tenga su sitio. Para que la casa se vea limpia, lo primero es que cada cosa esté en el lugar que le corresponda (si no es así, lo primero de todo es buscar un lugar para cada objeto).

– Rutina de limpieza. para que la casa se mantenga limpia, es importante establecer rutinas que se deben cumplir siempre y por todas las personas que viven en la casa(como quitarse los zapatos al entrar en casa, recoger los platos y meterlos al lavavajillas o fregarlos a mano o tirar la basura). Es fundamental que cada habitante colabore en el mantenimiento de la limpieza de la casa. Si todavía no está establecido quién hace qué, es el momento de hacerlo. Si hace falta, por escrito.

– Los materiales. Es importante tener un buen equipo de limpieza y en un lugar de fácil acceso. Como sugerencia personal, animo a usar productos que sirvan para varias cosas y tener sólo lo necesario (al fin y al cabo, agua caliente y algo de jabón limpia casi todo y no hace falta tener un armario hasta arriba de sprays).

A menudo

Hay que cosas que se pueden (y se deben) ir haciendo cuando surge el «problema»; como pasar una bayeta y aclararla cuando se ensucia algo. Además:

– Ventilar: la habitación de dormir debe airearse nada más levantarse uno y durante unos diez minutos. Es la mejor manera de alejar a los ácaros y de refrescar el ambiente.

– Hacer la cama: a diario. No hay nada que cause peor impresión que una cama deshecha a las cinco de la tarde. Ah, las sábanas y toallas deben cambiarse con asiduidad.

– Limpiar los baños: se debe hacer prácticamente a diario (si bien depende del uso que se haga de él). Y cada cierto tiempo, con lejía.

– Barrer, fregar y recoger la cocina: según el uso, incluso se debería hacer varias veces al día (después de cada comida). Y cada cierto tiempo, limpiar a fondo armarios, frigorífico, etc.

– Limpiar el polvo y pasar el aspirador: una o dos veces por semana es suficiente (aunque depende si hay animales domésticos o niños que ensucian más).

– Tirar la basura: de la cocina debe tirarse, al menos una vez al día (principalmente cuando hay restos orgánicos) y del resto de la casa, cuando esté lleno el cubo (cuando sean deshechos que no causen mal olor).

– Recoger las cosas. Trata de que todo esté en su lugar. Si es posible, que no se quede nada por medio antes de la hora de ir a dormir. A la mañana siguiente será descorazonador ver los trastos por medio (también hablo de cuando se celebran fiestas en casa, por lo menos lleva todo a la cocina) 😉

De vez en cuando:

– Pasar el aspirador a sofás y sillones: alejan a los ácaros y evitan posibles alergias.

– Limpiar armarios, adornos, puertas, ventanas…: con una bayeta húmeda y siempre teniendo en cuenta el material del que estén hechos (hay que tener especial esmero con picaportes y otros objetos que se toquen a menudo, se deben desinfectar).

– Limpieza general: me refiero a lavar colchas, cortinas, limpiar azulejos, encerar lo «encerable» etc. Lo habitual es hacerlo una vez al año cuando llega la primevera (así es más fácil que se seque al aire). También esta limpieza implica ordenar la casa: regalar lo que no se quiera y esté en buen uso, tirar cosas, etc.

Nota de la autora: esto es una guía básica. Seguro que se me han olvidado cosas y hay otras que no he incluido porque no pertenecen a «limpieza» propiamente dicha (como coladas, o preparar comidas o regar las plantas).

* Parte de la información de esta entrada está sacada del libro «Liampiar con Svabba», que publicó hace tiempo Ikea para su sección Family (lo he buscado por internet y no lo encuentro, no sé si seguirá en las tiendas). Esta obra además contiene trucos útiles de limpieza como productos o maneras de limpiar ciertos materiales.

Comparte con otros lo que crees que pueda interesarles

La era en la que vivimos se llama «de la información» , no en vano, a diario recibimos ingentes cantidades de datos, infinitamente más que hace tan sólo unos cuantos años. Por otra parte, ahora es más fácil que nunca compartir esa información. Además, por todos es sabido la situación económica que se vive en España y otros países.

A la vista de esto, te propongo que practiques lo que yo llamo el «comparting«. Se trata de hacer llegar a otro la información que tú tienes y crees que puede serle de utilidad. Así de simple. Sé que muchos de vosotros ya lo hacéis, pero a los que aún no lo practiquen, les animo a que lo hagan cuanto antes.

Beneficios

Son evidentes, principalmente para el que recibe la información: tendrá en su poder datos que, de no habérselos hecho llegar tú, podrían no haberlos recibido nunca. Y esa información puede que sea muy importante o que, simplemente, ayude a un proyecto que éste tiene entre manos. Todo sirve. Y si no, se borra y punto.

También para el que lo envía tiene beneficios. El primero es que se siente realizado y con la sensación agradable de ayudar a otro. Pero, además, está sembrando generosidad y, muy probablemente, recogerá frutos. Es decir, él también recibirá información que le interese en algún momento.

Y, por otra parte, ambos están relacionándose y manteniendo el contacto. Algo que laboralmente se llama «networking» y fuera de ese entorno son relaciones sociales. Aunque, bien es cierto, que aunque la información que se comparta no sea de tipo laboral, mantener relaciones con diferentes personas puede desembocar en contactos profesionales en un futuro.

Normas de uso del «comparting»

1. Se hará llegar a otro información que uno crea que le puede interesar. No se trata de bombardear con «basura informacional» (como presentaciones absurdas de power point).
2. Se acompañará la información con, al menos, un «por si te interesa» y se dirá la fuente («lo vi en el periódico tal día», etc.), para que pueda ser contextualizada debidamente.
3. Cuando se reciba, se agradecerá. Esto es fundamental, así la persona que lo envía sabe que lo ha recibido y que, además, se ha tomado la molestia de escribir un «gracias». Es reconfortante cuanto menos.
4. Si es algo que no deben ver más personas que la propia interesada, se hará por privado. Siempre.
5. No se debe «molestar» a la persona a la que se le quiere hacer llegar la información. Me refiero a comprometer a esa persona para que quede contigo en persona y darle los datos o llamar por teléfono sin un motivo realmente de peso. El «comparting» debe hacerse de manera desinteresada y discreta. Se deja la información a disposición del otro y que sea él quién proponga otro tipo de actuaciones para ampliarla si lo cree necesario (y, por supuesto, nosotros aceptaremos si queremos). El tiempo de las personas es muy muy valioso y se debe respetar. Llamadas de teléfono innecesarias (me refiero a cuando se pueden usar otros medios en su lugar) o el típico «quedamos para tomar un café» implican tiempo invertido y hay que pensarlo mucho antes de emprender esas iniciativas.  No siempre merece la pena, ni para uno, ni para otro.
6. Se puede practicar con todo aquel que tengas contacto, sea por la vía que sea. Lo conozcas personalmente o no. No tiene por qué ser con gente que tengas mucha relación, el «comparting» se puede hacer con cualquiera; siempre será bienvenido.

Es más, practicar «comparting» con personas que no pertenecen a nuestro entorno más cercano es muy enriquecedor. Porque en nuestro círculo solemos tener la misma información; sin embargo, con ésta práctica podemos acceder a datos que manejan otros entornos.

Pide, no pasa nada

Parte del «comparting» es pedir. No estoy hablando de comprometer a otras personas exigiendo contactos para empleos o cosas similiares. Me refiero a solicitar, de manera educada, información que creamos que otro puede tener y que a mí me vendría bien poseer.

Y si no me la dan, no pasa nada. Lo agradeceré igualmente con educación. A veces, la información es poder y es comprensible que se niegue.

¿Cómo lo hago? Algunas ideas.

El «comparting» se puede practicar de muchas maneras. Por ejemplo:

• Si la información está en papel, haciendo una foto y enviándola vía digital a quien crea que le puede interesar.
• Por Facebook, compartiendo y enlazando en los comentarios mediante la @ a quién corresponda.
• En Twitter mencionando a la persona que sea y añadiendo el enlace de donde está la información.
• O bien por correo electrónico (si quieres saber algunas cosas sobre cómo escribir buenos e-mails, pincha aquí).
• La aplicación para móvil Whatsapp es una muy buena manera de compartir información de manera rápida, fácil y gratuita.

Y tú, ¿Te animas a practicar el «comparting»?

 

 

 

Ponerse en marcha por las mañanas: todos los secretos (parte II).

Continuamos con la saga de activarse por las mañanas…

5. Vestirse para el día

Aquí también es fundamental la preparación la noche de antes. Consulta la previsión metereológica y déjate preparada la ropa que vayas a ponerte al día siguiente de acuerdo con ello. Yo iría lo más allá posible: deja listos también los complementos, la ropa interior, los accesorios del pelo (si los usas:) ), etc. Así cuando vayas a vestirte, sólo tendrás que ponértelo e invertirás menos tiempo que si tuvieras que pensar en combinaciones de ropa, en elegir complementos y demás.

Los expertos en productividad recomiendan usar para el trabajo ropa en las mismas gamas de color, que sea facilmente combinable entre sí. Y también para los niños; además, para ellos, es fundamental que sean lavables en la lavadora sin más complicaciones.

6. En el cuarto de baño

Dicen que el aseo debía tener al menos una cosa que te ilusionase: una toalla mullidita, una radio con tu emisora favorita o un buen ambientador. Yo además, recomiendo que lo tengas todo lo más a mano posible: útiles para afeitarte, maquillarte, peinarte, asearte… Todo repuesto ya de antemano (no es grato tener que perder el preciado tiempo de la mañana intentando sacar algo de pasta de dientes del tubo…) y fácil de coger y usar.

7. a) Saliendo de casa

Aquí también la preparación la noche anterior es fundamental. Deja en la entrada todo lo que necesites llevarte: bolso -si te interesa saber cómo organizar el bolso o mochila, echa un vistazo aquí-, bolsa de la comida (sin la comida, pero te servirá de recordatorio)*, paraguas (si hace falta), libros, etc.

*Llevar la comida de casa al trabajo: para que sea más rápido, deja también preparada la comida que te vayas a llevar ya envasada y lista en el frigorífico. Que sea sólo cogerla, meterla en la bolsa y listo. (aquí encontrarás ideas para el taper).

Si eres de los que suele olvidar cosas en casa (llaves, móvil, cabeza…) te aconsejo que te hagas una «lista de control» o «checklist» donde anotes todo lo que debes llevar siempre cuando salgas de casa. Al cabo de un tiempo no será necesario que ni que lo consultes.

Truco para sencillistas: deja las llaves siempre en el mismo sitio, a ser posible en la entrada y en algún recipiente «especial» (una cesta de color, una cajita, etc), así será un acto reflejo dejarlas y cogerlas de ahí y será más difícil que las olvides.

7. b) Sin salir de casa

Puede que tu rutina diaria implique trabajar o estudiar sin salir de casa. Si éste es tu caso, te recomiendo la entrada que escribimos sobre ello.

8. En la tarea

Ya estás en el trabajo o ya ha comenzado tu jornada en casa; el caso es que tienes que ponerte en marcha.

Para hacerlo bien y pronto, lo mejor es… sí, ¡la preparación! Dejar la jornada anterior anotado todo lo que debemos hacer (sí, anotado, ¿que no te hace falta? ¡no me lo creo!). Puedes usar el método que más te convenga; pero en cualquier caso, deberías tener claro qué debes hacer ese día. Te aconsejo que eches un vistazo a la entrada sobre el uso de la agenda, está aquí.

Para que todo vaya sobre ruedas, si trabajas en una mesa de oficina o la tienes en tu casa, lo mejor es que esté despejada. ¿Cómo hacerlo? Consulta esta entrada y para mejorar tu lugar de trabajo, ésta otra . 🙂

Ponerse en marcha por las mañanas: todos los secretos (parte I).

Todos tenemos que levantarnos por la mañana y prepararnos para afrontar la jornada. Se trata de que esa rutina la hagamos de la mejor y más rápida manera posible, ¿te animas?

Te adelanto que todo depende de la preparación, la previsión; pero vayamos por partes…(en concreto, ésta es la parte I de la saga)

1. ¿A qué hora te acuestas?

Parece obvio, y lo es, pero depende de a qué hora tengas que levantarte al día siguiente. Tradicionalmente se ha dicho que los adultos necesitamos dormir ocho horas. Ahora parece que con siete es suficiente. En cualquier caso, procura que no sea menos de seis y media (¡y tampoco más de nueve y media o diez!).

La cena: trata de que sea baja en grasas y dulces, nada de cafeína y, al menos, hazla 90 minutos antes de acostarte.

Si quieres saber más sobre cómo dormir mejor, echa un vistazo a éste estudio.

2. Poner el despertador

¿A qué hora? Esto también es obvio, calcula cuánto tiempo vas a necesitar para estar preparado para empezar a hacer cosas o salir de casa y pon la alarma. Pero no escatimes con ese tiempo. Está comprobado que estar relajado por la mañana hace que salga mejor tu jornada.

Si tienes que madrugar mucho, acuéstate antes.

Algunos trucos para despertar mejor:

– Calcula el mismo tiempo para dormirte que para despertarte.

– Si el sonido del despertador te molesta mucho, valora usar uno de luz.

– Hidrátate: por la noche pierdes mucho líquido. Una buena opción puede ser llevar un termo a la mesilla con agua, té o caldo calentito para tomar aún estando en la cama.

– Estírate, desperézate (al menos durante cinco minutos y sin normas).

– Piensa en positivo: haz repaso mental de las cosas buenas que tienes en la vida y estate agradecido por ello.

– Ejercicio: recomiendan hacer algo de ejercicio antes de desayunar. Sirve para activarte, pero, reconozco que a veces es casi imposible.

3. La ducha matutina

Para que sea «activadora», tienes que cambiar del agua caliente al frío (15 grados). Lo recomendable es, según el método de cura de Sebastián Kneipp, hay que ir acercando el agua fría paulatinamente al corazón: primero pierna derecha, luego brazo derecho, después pierna izquierda y brazo izquierdo, por último espalda y pecho. La sensación se acentúa si se enchufa el chorro a la boca unos segundos.

4. Un buen desayuno

Lo fundamenal que nos interesa aquí es cómo hacerlo lo mejor posible y de la manera más rápida.

Para conseguir ésto último es fundamental dejar el mayor número de cosas para el desayuno preparadas las noche de antes: la taza, la cuchara, el azúcar, el café sólo para ponerlo a hacer, la tostadora fuera y enchufada, la zumera, etc.

Y para que sea de la mejor manera posible… todos hemos oído aquello de que «el desayuno es la comida más importante del día«… pero, ¿lo tenemos interiorizado? No. Al menos en España, la comida más abundante suele ser el almuerzo o la cena, no el desayuno.

¿Cuál es el desayuno ideal?

Depende de las necesidades de cada uno. Aquí puedes echar un vistazo a algunos tipos de desayunos de acuerdo a las características personales. Lo fundamental es: vitaminas (frutas, tomate en rodajas…), proteína (jamón de pavo….), hidratos de carbono (cereales, pan..), lácteo (queso, yogur, leche) y yo añadiría algo calentito (café, infusión, cereales solubles..).

(en la parte II de la saga encontrarás las claves para salir de casa -o no- y ponerte cuanto antes a la tarea, ¡no te la pierdas!).

Trabajar / estudiar desde casa: cómo ser más productivo.

Hay muchas razones por las que puedes tener una oficina en casa: eres teletrabajador de una empresa, tienes la tuya propia y la llevas desde casa, preparas tus exámenes en tu hogar o estudias a distancia. Sea cual sea el caso, es fundamental tener en cuenta ciertos aspectos para hacerlo de la manera más productiva posible.

Lo primero es asumir que somos adultos responsables de nuestro quehacer. Partiendo de esa premisa, a continuación te cuento algunas cuestiones que mejorarán el rendimiento de tu trabajo en casa.

Los horarios

Es fundamental fijar unos horarios y cumplirlos a rajatabla. Dado la libertad que te proporciona trabajar fuera de la oficina, puedes analizar qué momentos son los más productivos para tí y usarlos. Pero siendo riguroso con los horarios que te fijes. Asume que esos horarios son como los de un trabajo al uso: hay que cumplirlos obligatoriamente.

Pero es igual de importante saber desconectar. Cuando termines con tu horario fijado, ¡se acabó trabajar! No caigas en la tentación de comprobar si ha llegado tal correo o cuántas visitas tienes en tu página web. El descanso es imprescindible para rendir adecuadamente. No por «estar siempre trabajando» lo haces mejor. A este respecto te recomiento el artículo que escribimos aquí sobre el uso del móvil.

El entorno

Si puedes, trata de tener un espacio propio y separado para trabajar. Si no es posible, intenta que esté lo más adaptado y aislado posible.

Es importante hacer saber al resto de personas que viven contigo (si es que las hay) que estás trabajando en casa (o estudiando) e informarles de tus horarios. Este aspecto es fundamental para evitar, en la medida de lo posible las distracciones. Al igual que silenciar el móvil y no mirar continuamente el correo electrónico.

Trabajar desde casa también es trabajar y debes estar concentrado. Es complicada la conciliación familiar y laboral siempre; pero cuando se está en el hogar es tentador hacer muchas cosas a la vez. Es necesario organizar las comidas, a los niños, etc. para tener un tiempo en el que trabajes y ya está. Sin más cosas que hacer simultáneamente.

En este entorno deberías tener todo lo necesario para trabajar. Hazte con el material que vayas a necesitar y tenlo a mano. Te recomiendo que eches un ojo a la entrada sobre tener la mesa despejada.

Tú

Trabajar en casa puede hacerte caer en muchas tentaciones: desde estar en pijama toda la jornada hasta jugar al ordenador o ver la televisión en horas de trabajo. Sé responsable con tu trabajo y evita que esto pase.

Aséate, vístete y actúa como si hubiera más personas trabajando a tu lado. Trata de no comer en el lugar de trabajo.

Haz descansos en los que mires por la ventana o vayas a la cocina a picar algo. Pero programados; calcula, al menos, dos horas de trabajo y 10 o 15 minutos de descanso. No más, pero tampoco menos. Hacer muchos descansos es tan contraproducente como no hacer ninguno. Repito, la clave está en hacerse a la idea de que se está en una oficina con más gente.

Ten claros los objetivos del día

Trabajar o estudiar en casa supone que eres tú el que debe organizarse para llevar todo a cabo. No tienes un jefe a tu lado diciéndote lo que tienes que hacer. La fuerza de voluntad aquí es fundamental.

Es necesario que cada día tengas unos objetivos que cumplir. Te recomiendo que cada día, antes de finalizar tu horario, dediques unos minutos a fijar cuáles serán los objetivos del día siguiente. Así, cuando comiences a trabajar, tendrás claro por dónde empezar.

Truco para sencillistas: si trabajas desde casa y quieres tener más información, te recomiendo el blog de Marta Orozco. Dedicado íntegramente este tema.

La perfección es nociva

«Lo hecho es mejor que lo perfecto»

¿Sabes quién ha pronunciado esta frase?

¿No?

Un tal Mark Zuckberberg, el creador de una de las redes sociales más importantes del mundo: FACEBOOK.  ¿Te suena, verdad?

Pues si él lo dice y a los 27 consiguió amasar una fortuna de 17,500 millones de dólares, algo de razón tendrá.

Analicemos esto un poco:

1. La perfección no existe. Todo puede mejorarse hasta el infinito.
2. El objetivo de hacer cosas es eso, HACER COSAS, no alargar el desarrollo de llevarlas a cabo hasta conseguir que quede «perfecto».
3. Nunca te parecerá que está «perfecto». Siempre querrás cambiar algo y extenderás la entrega hasta límites insospechados.
4. Eso anterior se llama «procrastinación» o el «placer» de dejar algo para después sabiendo las consecuencias. En este caso alargar la entrega de una tarea hecha (o simplemente darla por concluida). Y procrastinan hasta las personas más inteligentes que conozco. Es un vicio muy tentador.

Hay un grupo de Linkedin que habla de esto y he encontrado a Alvaro S. quien comenta lo siguiente:

Hay algo más valioso que lo perfecto y es la Excelencia de lo bien hecho. No hay que olvidar que no somos perfectos. […] Después habrá tiempo para mejorarlo y corregir los defectos que se puedan encontrar a lo largo de la vida del producto o servicio.

[…]

En las personas lo perfecto es enemigo de lo bueno. […]

La Perfección vs. La Excelencia

La Perfección es lo correcto – la Excelencia está dispuesta a estar mal

La Perfección es miedo – la Excelencia es tomar un riesgo

La Perfección es cólera y frustración – la Excelencia es esperanza

La Perfección es control – la Excelencia es espontánea

La Perfección es juicio – la Excelencia es aceptación

La Perfección es tener – la Excelencia es dar

La Perfección es duda – la Excelencia es confianza

La Perfección es presión – la Excelencia es natural

La Perfección es el destino – la Excelencia es el proceso

Para mí darme cuenta de que las cosas hay que hacerlas y punto ha sido una revelación. Así que, busquemos la excelencia, pero no nos obsesionemos con ello.

Hoy en día hay una tendencia que me gusta y es la de hacer las cosas cuanto antes y probar si funcionan. Si es así, ¡adelante! y si no, buscar la manera de mejorar, pero andando ya el camino.

Ya no hay el tiempo de amasar una idea durante meses o, incluso, años. Pon una fecha y ánimo con ella.

Si siempre buscáramos la perfección, no haríamos nunca nada. Imagina preparar una cena para tus amigos e intentar que fuera PERFECTA. ¿Cuándo cenarían tus hambrientos conocidos? Nunca.

Atrévete a fallar, a cometer errores, a ser criticado. Empieza por algo, aunque no sea AÚN lo que quieres conseguir; ya irá llegando poco a poco, con esfuerzo y cariño. Pero, de momento, ya has dado un paso.

Un viaje de mil millas comienza con el primer paso. ‘Lao-tsé’.

Pero, ¡cuidado!

En este afán por hacer las cosas cuanto antes nos puede llevar a hacerlo «de mala manera». Eso no es. Todos sabemos cuándo una tarea está terminada. Y ese es el momento de decir «ya»; ni antes, ni después.

La organización del tiempo y del trabajo, e, incluso, la buena gestión de nuestra propia vida es muy importante a la hora de vencer este afán perfeccionista. Saber dónde estás y hacia dónde quieres llegar y tener las herramientas para conseguirlo en el menor tiempo posible, con el menor esfuerzo y con la máxima garantía de éxito, es fundamental para ganarle la batalla al pefeccionismo.

[[Momento publicidad]] En este blog te damos ideas, trucos y un poco de reflexión para que puedas alcanzar tus metas personales con la confianza necesaria. Echa un vistazo a los otros artículos y, si te gustan, compártelo con tu gente. ¡Es gratis!

Algunos trucos sencillos para tu lugar de trabajo

Relacionado con las dos últimas entradas, hoy te traigo algunos trucos rápidos para hacer más agradable y cómo tu lugar de trabajo.

Truco para sencillistas I: ten siempre a mano recambio de tu material de papelería (bolis, post-it, grapas, clips…). Es muy frustrante estar trabajando en un proyecto con la máxima concrentración e interrumpirlo para ir a por grapas.

Truco para sencillistas II: si te da pavor deshacerte de los papelitos que pueblan tu mesa, puedes habilitar una carpeta bajo el título «lo que antes estaba sobre la mesa» y guardarlo ahí. Eso sí, revísala de vez en cuando y haz limpieza.

Truco para sencillistas III: es muy útil tener un cajón con artículos de aseo personal en el lugar de trabajo. La lista puede ser tan extensa como quieras. Por ejemplo: cepillo y pasta de dientes, toallitas refrescantes, desodorante, crema de manos… y en el caso de las mujeres: artículos de higiene íntima, toallitas desmaquillantes, quitaesmalte (es muy feo unas uñas con la pintura descascarillada y darte cuenta ya en el trabajo), lima de uñas, algo de maquillaje, etc.

Puede ser intersante tener también algo de comer que no de olor (unas galletas, tortitas de maiz, barritas energéticas) y que sea limpio de comer. También una botella de agua. Ahora bien, no es necesario que esté a la vista. Guárdalo mejor en tu cajón.

Truco para sencillistas IV: en la medida de lo posible, trata de rodearte de cosas buenas. Me refiero ahora desde el punto de vista material. Es mucho más agradable tener un buen vaso portalápices que no una lata recortada. Invierte un poco de dinero en adquirir poco a poco buen material para tu trabajo (y si te lo proporciona la empresa, trata de que vayan comprando cosas mejores), lo agradecerás.

Truco para sencillistas V: alegra tu lugar de trabajo. No quiero decir con esto que lo recargues de adornos; si no que pongas dos o tres objetos bonitos, actualizados y que te recuerden a cosas buenas… o una planta bonita en un buen macetero (además absorbe las radiaciones negativas del ordenador.

 

 

Cómo conseguir una mesa de trabajo despejada

Mira tu mesa de trabajo, ¿qué sensaciones te produce? Ahora imagina que no es tu mesa, si no la de otra persona a la que has ido a visitar, ¿qué pensarías de ella?

Si la impresión que te da no es buena, si hay algo dentro de tí un poquito avergonzado por cómo está tu mesa, si crees que no tienes tiempo para organizarla… ahora es el momento de hacerlo; porque de verdad lo necesitas.

Los beneficios están asegurados.

Algunos métodos para despejar tu mesa

1. El método de los cuadrantes (la llamada «regla de Eisenhower»).

Se trata de que dividas en cuatro sectores una mesa vacía (una segunda mesa cerca de tu escritorio o incluso el suelo). En ellos irás colocando los papeles y cosas que te vayas encontrando en tu mesa. Ve uno por uno y con calma (en el peor de los casos se tarda como muchísimo dos horas). Los cuadrantes son los siguientes:

A. Tirar: usa una bolsa de basura grande o una caja. Ahí irá todo aquello que ya no vas a usar más (sé escricto, no pasa nada por tirar, existe Google).

B. Trasladar: esto es todo lo que no te corresponde hacer a tí o que puedes delegarlo en otra persona.

C. Importante: todo lo que debas hacer tú y además cuanto antes (sé estricto también aquí, no todo es importante).

D. Milagros: todo lo que puedas ir haciendo mientras recoges (llamadas de teléfono, mails, archivar…). Recuerda la regla de los dos minutos.

Las reglas básicas son: no formar montoncitos intermedios, coger cada papel una vez y decidir y no formar más cuadrantes.

2. El método de organización Getting Thing D0ne (GTD).

Es un método, como ya hemos comentado en otras ocasiones, complicadete, pero muy efectivo. Yo aún estoy empezando a implantarlo 100%.

Hay por ahí muchos blogs que detallan este método en sus artículos. Te recomiendo especialmente:

• El Canasto. Su autor comenzó el blog para perfeccionar su español y ahora es uno de los más reconocidos de habla hispana en cuanto a GTD se refiere.
• ThinkWasabi. Berto Pena, el creador de este maravillos blog, tiene además en su haber también un libro especialmente esclarecedor: «Gestiona mejor tu vida» (recomendable 100%).

Hay muchísimos más, de hecho, Jeroen (el autor de El Canasto) tiene un ránking de los 100 blogs más relevantes de organización de tareas, tiempo, etc. Échalo un vistazo si tienes curiosidad.

3. El método «a tu manera».

Es decir, hazlo como quieras, pero despeja tu mesa de papeles. Y tira cosas. Ten presente que hoy en día en Internet se puede encontrar todo tipo de información y no es necesario tenerlo en papel.

El Feng Shui da algunas ideas también sobre cómo tener la mesa despejada.

Algunas ideas para ayudarte a dar el paso

En una mesa de trabajo fundamentalmente podemos encontrar: recordatorios de tareas, archivo, material de papelería, adornos y recuerdos.

¿Qué hacer con ello?

– Recordatorios de tareas: pon en práctica algún método de organización como los mencionados anteriormente y saca de la mesa los papelitos.

– Archivo: hazte con un buen archivador y sé muy selectivo a la hora de decidir qué entra en él (más adelante sacaremos algún artículo relacionado con los archivos).

– Material de papelería: habilita un cajón para ello.

– Adornos y recuerdos: ten los imprescindibles, los que te recuerden cosas buenas, que estén actualizados y sean bonitos.

Cómo mantener una mesa despejada

Ya tienes la mesa libre, es un lienzo, un papel en blanco. Ahora toca mantenerla. ¿Cómo?

• Saca y pon sobre ella sólo los papeles del proyecto en el que estés trabajando en este momento.
• Cuado uses algo (un documento, material, etc.), devuélvelo a su lugar.
• Revisa regularmente tus archivos, cajones, estanterías y vuelve a poner cada cierto tiempo el método que hayas elegido para despejar tu lugar de trabajo (el de los cuadrantes, GTD o cualquier otro).
• Soluciona los «atascos»: ¿por qué no consigues mantener tu mesa despejada? Puede haber multitud de razones; desde un archivador que cierra mal hasta no saber cómo organizar tus tareas pendientes. Identifica cuál es tu razón y solucionalo.
• En cuanto un papel aterrice en tu mesa, toma una decisión con respecto a él: ¿es un recordatorio de tarea? ¿es para archivar? ¿quizá para tirar?

Los beneficios de tener una mesa de trabajo despejada

Puede que nunca te hayas parado a pensarlo, pero tu mesa de trabajo es tu tarjeta de presentación para aquellos que la ven, el reflejo de lo que tú eres, la primera impresión que van a recibir tus visitas.

Y recuerda… «No hay segunda oportunidad para una primera impresión»

(Oscar Wilde).

 

 

Estemos completamente de acuerdo o no con esta afirmación, lo que sí que está claro es que la apariencia de tu lugar de trabajo dice mucho de tí.

Mesa despejada vs mesa atiborrada

Hay mucha controversia con respecto a si la apariencia de una mesa de trabajo debe ser despejada o llena hasta arriba de papeles:

• Los hay que piensan que una mesa con montañas de papeles encima indica que su propietario es capaz de resolver muchas tareas a la vez.
• Éstos son también los que dicen que un trabajador con la mesa llena se siente últil y que esto puede deberse a que tienen miedo a la vida social (lo denominan «horror vacui» = temor al vacío, en lo que a amigos y familia se refiere).
• Otros, como el político asturiano Gabino de Lorenzo, opinan que con una mesa atiborrada no se puede mandar.
• En el caso de los entrevistadores (para puestos de trabajo, se entiende, no periodistas), los hay que piensan que una mesa con muchos papeles ejerce de trinchera frente al entrevistado y eso no es bueno.

Creo que no hace falta decir que mi opinión está clara: mesa despejada.

¿Por qué?

Beneficios de tener una mesa de trabajo despejada

1. Una mesa libre de papeles y objetos innecesarios es un lugar agradable y cómodo para trabajar.
2. Supone un lienzo en blanco para desarrollar cada tarea de manera independiente, centrándonos en ella y sin distracciones.
3. Dejar papeles sobre la mesa como recordatorio de tareas por hacer es inútil. Cuando éstos quedan enterrados bajo otros y lo que hay es una masa informe de papeleo, no sabes lo que hay y no sirve para acordarte de lo que tienes que hacer.
4. Ofrece al visitante una imagen de un trabajador centrado, responsable y eficiente.
5. Higiene: es más fácil limpiar una superficie libre que una llena de pequeños obstáculos.

¿Cómo puedo despejar mi mesa?

En la siguiente entrada veremos algunos trucos y consejos para conseguir tener una mesa libre de papeles y ¡cómo mantenerla!

Uso de la agenda: algunas nociones básicas.

Ha empezado un nuevo año y es el momento de estrenar agenda. Pero… ¿para qué sirve en realidad? Llevamos años con ella entre nuestras cosas, pero… ¿qué apuntamos?

Para empezar, debo decir que en una agenda hay que anotar aquello que queremos que nos sea recordado en un día en concreto.  ¿Fácil, no?

 

Algunos ejemplos de anotaciones que caben en nuestro dietario:

• Citas concretas: debe ir anotada la hora, el sitio, el asunto (si es necesario) y el lugar con dirección y teléfono (si no estamos muy seguros o no es un sitio habitual). Así, de un vistazo tendremos todos los datos para modificar, anular o hacer lo que necesitemos con esa cita. Es el uso habitual que se le ha dado siempre a una agenda y lo que anotan los secretarios o personas que trabajan para la organización de otra persona.
• Fechas límite:  pueden ser reales o ficticias. Esto es, fechas en las que debamos entregar trabajos hechos o en las que haya que haber finalizado algo «de verdad» o metas autoimpuestas. Esto último son fechas límite que sólo sabemos nosotros y que pueden servir de guía o motivación para desarrollar proyectos.
• Asuntos que necesito tener en mente tal día en concreto. Por ejemplo que en esa fecha hay partido en el estadio de mi ciudad y me puedo encontrar atasco. O que empiezan las rebajas. En definitiva, cosas que sería conveniente saber ese día.
• Citas o asuntos de otras personas. No son cosas que deba hacer yo, pero sí otros y me afectan de alguna manera. Por ejemplo, recordar que tu hermano tiene consulta en el médico y preguntarle el próximo 5 de marzo.

Éstos son sólo algunos ejemplos del uso que se le debe hacer a una agenda, ya sea en papel, electrónica, etc. Pero seguro que hay muchos más; si se te ocurre alguno, ¡déjalo en los comentarios! GRACIAS.

Algunos trucos rápidos

¡Hola sencillistas!

Hoy os voy a contar algunos trucos, de esos que nos gustan; porque son rápidos, fáciles y nos hacen la vida un poco más sencilla.

• Apunta la fecha

Parece una tontería, pero si alguna vez te sirve, ya habrá superado con creces el esfuerzo que supone. Se trata de apuntar la fecha en los papeles que escribas. Yo personalmente la pongo incluso en las listas de la compra. Pero, sobre todo, hazlo cuando tomes notas en reuniones, visitas al taller, etc. Es muy desagradable encontrar un papel que diga que hay que cambiar el aceite del coche en marzo, ¡y no recordar de qué año!

• Etiqueta las cosas

Me refiero a identificar los objetos con etiquetas. En concreto es muy útil para objetos similares unos y otros, como llaves. Si le pegas un pequeño adhesivo diciendo qué abre esa llave, ¡te habrás ahorrado hacer otra copia!

También puedes etiquetar las cajas que guardas en los altillos o, incluso las que exhibes en las estanterías. Escribe qué contiene cada una de ellas y no tendrás que abrirlas continuamente para descubrirlo.

• Ahorra tiempo y esfuerzo en la lista de la compra

¿Cómo? Abriendo una lista nueva cada vez que vuelvas de la compra. La puedes tener guardada en un cajón o escribirla en una pizarra para tal efecto. En ella irás apuntando lo que se acaba y necesita ser repuesto. Así, cuando necesites volver al supermercado, sólo tendrás que coger esa lista y no tendrás que estar pensando ¿qué faltaba?

Sencillistas, ¡vuestra opinión es muy importante!

Me gustaría que me dijeráis si os gusta este formado de trucos cortos. Si es que sí, podemos ir intercalándolos con los artículos más largos 😉

Todas las claves para hacer la llamada perfecta

Las llamadas de teléfono son un medio aún muy usado tanto personal como profesionalmente para dar y recibir información. Pueden ser para charlar, para obtener un compromiso, un dato, otro número de teléfono… pero todas necesitan un mínimo de preparación.

Ahí van algunos consejos para que las llamadas que realices sean todo un éxito:

Antes de llamar

Tienes que pensar sobre todo en dos aspectos:

1. A quién llamas: nombre (con apellidos si es preciso, nada de apodos, puede ofender), cargo que ocupa (por si tienes que pedir que te pasen con esa persona) y todos los datos que puedas necesitar sobre ella para hacer efectiva la llamada.

2. El objetivo de la llamada: si necesitas una fecha, un dato, una información… ten muy claro para qué llamas.

Si crees que lo necesitas, toma nota y tenlo delante durante la llamada. Puede ser muy útil sobre todo cuando son varios aspectos los que quieres comentar con la persona a la que llamas.

Durante la llamada

– Si no entiendes algo de lo que te dicen o no te queda lo suficientemente claro, pide que te lo repitan. No pasa nada. Ante todo, lo más importante es:

No colgar con dudas

– Vuelve a tomar notas si es necesario:

    * Pide que esperen si no tienes nada con lo que apuntar en ese momento. No vas a retener un número de 9 dígitos al colgar, no te hagas el «memoria de elefante», no es el momento.

   * Cuando te den números de teléfono, fechas, etc., repíteselas a tu interlocutor para comprobar que todo es correcto.

[Sencillista, todos estos trucos valen también para cuando recibes tú una llamada, no sólo para cuando la efectúas].

Después de la llamada

– Revisa la información que te han dado y, si tienes dudas, vuelve a llamar para aclararlas. Es mejor «en caliente», es decir, cuando no ha pasado mucho tiempo.

Trucos para sencillistas:

– Cuando llames a alguien y no responda; deja dicho de algún modo con quién querías hablar y para qué llamabas. Puede ser mediante un mensaje en el buzón de voz o el contestador, un sms, un Whatsapp… lo importante es que la otra persona no se quede con la duda de por qué tiene una llamada perdida en su teléfono. Deja dicho también si es necesario que te devuelvan la llamada o no.

– Ten siempre papel y lápiz o bolígrafo que escriba al lado del teléfono en casa o en el trabajo.

¿Sobre qué queréis que escriba en 2013?

¡Feliz año nuevo a todos los sencillistas!

Durante estos dos mesecitos de vida, el blog ha girado en torno a organización personal, gestión del tiempo y un poquito de coaching para sencillistas.

Mis planes para este sitio son seguir en la misma línea; quizá añadir trucos más cortitos, pero publicar con más asiduidad. De momento, como sabéis, publicamos los martes, jueves y domingos. Quizá sería bueno intercalar los otros días textos más cortos con consejos facilitos.

Pero aquí viene mi petición: quiero que me digáis qué os interesa; sobre qué queréis que escriba; qué os preocupa. Siempre como faro el desarrollo personal y el orden. Pero me apetece saber dudas que tengáis, compartirlas y buscar una solución de las que nos gustan, sencillas, pero efectivas.

Y otra petición pequeñita, si os gusta algo de lo que véis por aquí, compartidlo. Esto es para todos, y para cuantos más, mejor.

¡Contagia el sencillismo por el mundo!

En las estadísticas del sitio (¡que son muy curiosas, ya os lo digo!) veo que me leéis mucho desde el extranjero; principalmente en sitios de habla inglesa. Aunque, entiendo, los sencillistas que me seguís sois hispanohablantes. Aún así, en un futuro también me gustaría escribir las entradas en inglés y español. ¿Creéis que es una buena idea? Seguro que muy bien no me sale; ¡pero estamos para aprender!

Y con esto y un bizcocho, hasta el jueves próximo.

MUY MUY FELIZ AÑO 2013.

¡El año sencillista, ya lo veréis!

Resúmen de 2012

Los duendes de las estadísticas de WordPress.com han preparado un informe sobre el año 2012 de este blog (en realidad son dos meses, jijij).

Es una presentación de las entradas que más se han visto, cuantos sencillistas habéis pasado por aquí en nuestros dos meses juntos o cómo habéis llegado a él. ¡Es curioso!

Haz click para ver el reporte completo.

Una ayuda para Papá Noel y los Reyes Magos

Por estas fechas siempre surgen las prisas y las dudas con los regalos. Nos falta tiempo para comprar y no tenemos claro qué regalar a cada quien. Da la sensación de que nos pilla por sorpresa esto de los presentes, como si no supiéramos que llega la Navidad y todo hubiera que comprarlo al final. Cuando más gente hay en las tiendas, y más caro es todo.

Para evitar en la medida de lo posible este «estrés navideño» te propongo una solución muy efectiva.

Consta de varios pasos, muy sencillos, no te asustes:

1. Abre una lista para cada persona que tengas que regalar. En ella ve anotando a lo largo del año las cosas que ella dice que le gustan.

¿Cómo lo hago?

Cuando esa persona diga que le encanta algo o que le gustaría tener tal cosa, disimuladamente toma nota rápido en el móvil, por ejemplo. (Nadie se va a extrañar si te ve escribir en el móvil, no va a sospechar). Y al llegar a casa, lo anotas en la libreta que tendrás a tal efecto.

Truco para sencillista: esa lista es alto secreto. No dejes que la vea nadie, y menos la persona en cuestión. ^_^

¿Y ahora qué?

Tienes dos opciones:

1.  Llegado el momento de comprar, sólo tendrás que decidir qué cosa de esa lista quieres regalarle o puedes (por precio, etc.). Así, habrás reducido el nivel de estrés al menos en cuanto a saber qué comprar. Será ir «a tiro hecho»; es decir, directamente a por algo en concreto, no a mirar qué compro.

2. Ir comprando poco a poco esas cosas que la gente a la que queremos regalar desea. Esto es recomendable, sobre todo para:

– Cosas que se venden sólo en un determinado lapso de tiempo. Por ejemplo, ediciones limitadas o artículos de ferias (de artesanía, de libro viejo…).

– Artículos que no se venden en nuestra ciudad. Por ejemplo, caprichos de vacaciones o cuando vamos de visita a otros lugares.

– Cosas pequeñas y baratas que podamos guardar en casa. Son pequeños detalles que hace ilusión recibir y no cuesta mucho conseguir.

Abre también una lista para tí y déjala incubar.

Me refiero a escribir también en esa libreta los deseos (materiales) que te van surgiendo. Es una manera de identificar aquello que quieres comprar, pero no comprarlo en el momento. Esto hace que enfríes el impulso de comprar y te da tiempo a pensar si realmente lo quieres o no.

Yo personalmente lo que hago (cuando no estoy implicada en un reto como el de ahora) es tener una lista y dejarla incubar. Esto es, esperar un tiempo. Luego me planteo: ¿lo sigo queriendo? y si es así, lo compro.

Es una manera de «racionalizar» un poco las compras y no dejarse tentar por el uso de la tarjeta de crédito y la compra compulsiva por ansiedad.

Y tú, ¿tienes ya escrita tu carta a los Reyes Magos?

¡Me he enterado que se puede enviar por Internet!

 

Lo confieso: me ha pillado el toro.

Una de las razones por las que me empecé a interesar por la productividad personal, la gestión del tiempo, el orden y demás es que siempre he sido una persona desorganizada. Mi madre aún recuerda los domingos por la noche cuando, entre llantos, recordaba que tenía deberes para el día siguiente. En Bachillerato me quedé noches casi sin dormir la víspera de un examen. Y en la Universidad intenté mejorar, y, aunque no era de las personas más desordenadas que he conocido, no llegué a niveles óptimos de organización. Después, en los trabajos que he ido desarrollando en mi vida profesional, he ido adquiriendo hábitos más productivos, y he notado mejoría con respecto mis años «mozos»; pero no termino de aprender.

Por eso estás leyendo esto. Porque sé que hay otra manera de hacer las cosas; yo la estoy descubriendo y quiero compartirla contigo.

Pero no se consigue todo a la primera.

Y estas Fiestas «me ha pillado el toro»…

Debería haber tenido mis entradas preparadas para no tener que trabajar estas dos semanas. En concreto la semana entre Nochevieja y Reyes, porque me quiero ir fuera a desconectar unos días. Pero a estas alturas, estoy escribiendo casi de un día para otro.

Esta mañana he recurrido a una planificación de urgencia; que consiste en elaborar un calendario manual con los días que quieres organizar y, sobre el papel y con colores, pensar cómo conseguirlo.

¡Pero nunca debería haber llegado a estos límites!

Te cuento todo esto para que no cometas mis mismos errores. Para que veas que yo no hago las cosas siempre bien. Que me equivoco como tú. Que no soy tan organizada como quisiera. Que soy humana; y mi lucha contra la desorganización es encarnizada.

Después de pensarlo, creo que mis fallos han sido:

1. Relajarme durante demasiados días de controlar mis tareas y mi agenda. Lo miraba, pero no tanto como habría sido necesario. Esto me ha provocado encontrar alguna sorpresa (citas que no tenía controladas) y actuar «apagando fuegos».

2. No reorganizar mis tareas teniendo en cuenta los imprevistos. Que, en mi caso, el último mes han sido dos cursos de «coaching» que no sabía si iba a realizar o no hasta el último momento.

3. No avanzar el trabajo en los días previos a estas Fiestas navideñas. He mantenido la misma rutina de trabajo y ocio normal; cuando lo que debería haber hecho había sido trabajar más para poder descansar los días de fiesta.

4. Perder tiempo en tareas menores en las horas de máxima concentración. Yo particularmente trabajo más despejada por la mañana; no debería colocar la ropa en el armario en esas horas (eso se puede hacer sin concentración, por ejemplo, antes de cenar).

5. No tener muy claro qué debía hacer y organizarlo justo antes de ponerme a ello. Es mejor establecer cuales serán las tareas del próximo día antes de abandonar el puesto de trabajo . No llegar y tener que pensar «¿qué voy a hacer ahora?».

6. Conceder más importancia a las tareas y planes de los demás que a los míos propios. Eso es algo que espero aprender con el tiempo. A ser egoista en su justa medida.

Y seguramente que muchas más cosas. Así, después de haberlo dejado por escrito, tengo una idea más clara de en qué debo mejorar. De ahora en adelante intentaré cometer otros fallos, pero no estos.

Y tú, ¿cuáles son tus fallos de organización? Compártelo en los comentarios, me encantará saber que no soy la única a la que le «pilla el toro». 😉

Gracias :)

Hoy no voy a daros ningún consejo sobre cómo organizarse mejor; tampoco para desarrollo personal; no voy a ofreceros ningún truco para mejorar un poquito vuestra vida… hoy sólo quiero daros las gracias.

Dice mi abuela: «es de bien nacidos ser agradecidos».

Y no quiero defraudarla.

Así que desde aquí os doy a cada uno de los que me leéis habitualmente, sólo me habéis leído una vez, habéis dado un «me gusta» en Facebook, habéis compartido, me habéis recomendado, habéis dicho que era una caca… un enorme GRACIAS.

Porque sin vosotros nada de esto sería posible. Yo podría escribir y volverme loca buscando maneras para organizarse mejor o para disfrutar más de la vida; pero no valdría para nada. Sois los sencillistas los que hacéis que esto sea una realidad.

Para mí, tanto sencilloesmejor como quienquierecafe son como dos hijos a los que cuido con todo mi alma y en los que pongo todo mi amor. Ellos me han enseñado que hay otra forma de entender la vida; y es compartiendo. ¿De qué sirve que sepa mucho si no lo comparto? ¿O que encuentre cosas muy interesantes si no se entera más gente?

En estos días de Navidad se habla mucho de eso, de compartir; pero yo quiero que este espíritu se extienda a todo el año. Comparte lo que te gusta, lo que crees que puede interesar a otros, lo que te hace feliz, lo que servirá a los demás (aunque no a tí). Porque cuanto más das, más tienes (en las cosas importantes, me refiero).

Y ya. No os aburro más. Repito: GRACIAS A TODOS. Me hacéis muy muy feliz. 🙂

 

Cómo adquirir un nuevo hábito

En la anterior entrada hablábamos de los propósitos de año nuevo y cómo llevarlos a la práctica. Algunos de estos propósitos, seguramente, impliquen deshacerse de viejos hábitos e instaurar nuevos.

El hecho de incorporar una nueva rutina a nuesta vida es una tarea complicada. Hoy quiero mostrarte algunas pautas para que, juntos, podamos conseguirlo.

1. La clave es la repetición

Para introducir un nuevo hábito en nuestra rutina lo que tenemos que hacer es repetir la acción que queramos incluir en nuestro día a día. La pregunta es, ¿durante cuanto tiempo?

2. El tiempo necesario

Sobre el tiempo necesario para incluir un nuevo hábito o cambiar uno antiguo por otro hay mucho escrito. Hay diversas teorías y cada una indica un tiempo diferente.

– 21 días –

Es una cifra «mágica». Fue el doctor Maxwell Maltz quien en 1960 marcó ese tiempo como el necesario para que un hábito formara parte de nuestra vida. Sin embargo, parece que no está comprobado científicamente que ese número de días sea el idóneo.

También se recordará el programa de televisión «21 días» que jugaba con esta teoría para mostrar maneras de vivir de la gente.

– 30 días –

Parece ser que los neurólogos afirman que es el tiempo que tardan las neuronas en formar nuevas rutas por las que circularán impuslsos nervisos que soportarán el nuevo hábito. Esto significa que si uno repite constantemente una acción por 3o días de manera constante, esta se habrá transformado en un hábito porque en ese tiempo, el cerebro adaptó su estructura a la nueva conducta.

– 66 días –

Actualmente es la cifra que se maneja para la inclusión de nuevos hábitos en nuestra vida. Al parecer, si la repetición se abandona antes de los 60 días, no habrá arraigado lo suficiente en nuestro cerebro.

Visto lo visto, lo único que está claro es que no se puede establecer un plazo preciso para que un hábito nuevo entre a formar parte de nuestra vida.

Propongo, por tanto, a los sencillistas (que quieran) que repitan su nuevo hábito y, cada cierto tiempo, comprueben cómo de automático lo están haciendo. Por ejemplo, comprobar cada semana si notamos que la nueva rutina está «cuajando».

3. La importancia de conocer al enemigo.

Para eliminar un hábito, cambiarlo por otro o instaurar uno nuevo, es importante idenficiar bien de qué se trata. Acotar lo máximo posible:

–  En qué consiste ese hábito.

– Porqué lo hemos instaurado en nuetra vida o porqué queremos hacerlo.

– Qué beneficios me proporcionará abandonarlo o implantar el nuevo.

– Si lo quiero para mí realmente o no.

Medita sobre los cambios que quieres introducir en tu vida. Ten muy claro de qué se trata y si es necesario que lo hagas.

4.  Las recompensas

Al parecer, nuestro cerebro recuerda y repite una acción en forma de hábito si recibe algún tipo de recompesa a cambio. Las rutinas, al fin y al cabo, son «super carreteras» que fabrica nuestra mente para ahorrar energía y no pensar en todas las acciones que realizamos, si no hacerlas «automáticas». Pero, necesita una motivación, un estímulo para fabricar esas «autopistas».

Es por esto que repetimos acciones incluso en contra de nuestro sentido común, porque nos produce una recompensa (que puede perjudicarnos, pero recompensa al fín).

El hombre es el único animal que tropieza dos veces con la misma piedra.

Porque buscamos el placer constantemente.

Por tanto, debemos buscar «recompensas» a los hábitos que queremos incluir en nuestra vida. Para que nuestro cerebro dedida que le interesa repetir esa acción de manera «inconsciente». Por ejemplo: comeré mejor, adelgazaré y me pondré ropa más bonita.

5. Las recaídas

No se deben tomar a la tremenda; ni permitir que nos hundan. Son la manera que tiene nuestro cerebro de avisarnos que el hábito aún no está arraigado y debemos perseverar. Es como si un maestro le dijera a su alumno: «debes aprender más». Es mejora, no retroceso. Es aprendizaje, no frustración.

Trucos para sencillistas:

– No intentes incluir en tu rutina más de dos hábitos a la vez.

– Comienza por un reto muy sencillo. En esta página proponen establecer un hábito con tres pasos. También hay quién dice que conseguir incluir hábitos pequeños da la fuerza para ponerse con los grandes.

Anímate con uno o dos hábitos y déjanos en los comentarios cómo va tu progreso.

¡Ánimo, 2013 será nuestro año!

Reinvéntate en 2013

Estas fechas son muy propicias para proponerse retos a uno mismo, los famosos PROPÓSITOS DE AÑO NUEVO.

¡Qué bonito!  Y que pronto se olvida. Así que te propongo que este año sea el definitivo y cumplas por fín todos esos propósitos (o alguno de ellos, que tampoco hay que abusar).

¿Cómo?

1. Lo primero es tener bien identificaditos esos propósitos. Tener muy muy claro cuáles son los que realmente queremos llevar a cabo. Para pensar sobre ello te propongo algunas preguntas:

– ¿Qué me gustaría cambiar?

– ¿De verdad quiero cambiar «eso»?

– ¿Es ahora el momento de realizar ese cambio? (podemos dejar propósitos para más adelante, no tenemos por qué cumplir TODOS en 2013).

-¿Qué es exactamente lo que quiero conseguir con ese cambio?

– ¿Es factible / realista ese cambio? (conseguir ganar 100 millones de euros en un año no es realista, I’m sorry!).

Una vez que hayamos pensado todo esto (y más cosas que surjan al hilo)…

2. Escribe en un papel (o en el ordenador, móvil, iPad, etc.) exactamente cuáles son esos propósitos. Anota el mayor número de detalles posible: personas que deban saberlo, teléfono de la academia donde me voy a apuntar, número de kilos que voy a perder, etc.

3. Piensa mucho y descubre cómo podrías conseguirlo. Me refiero a un plan concreto. Es decir: paso a paso cómo voy a alcanzar mi objetivo. Escríbelo. Todo. El plan debe ser lo más exhaustivo posible, con detalles.

4. Pon fecha a cada uno de esos «fin de etapa«; es decir, ¿cuándo debería estar concluido este paso? Y anótalo en la agenda.

5. Escribe los logros en positivo en un papel. Como si ya los hubieras conseguido. Ejemplo: peso diez kilos menos y me valen los vaqueros rosas pitillo. Es más inspirador de lo que puedes pensar a priori. E imagínate con el logro realizado. Con tus vaqueros rosas dando un paseo por dondesea.

Trucos para sencillistas:

– Tómatelo en serio. Al fin y al cabo se trata de TU VIDA. No son mis sueños ni los del vecino, son los tuyos. ¡Lucha por ellos!

– Sé realista.  Lo hemos mencionado anteriormente. Si tu propósito es muy muy gordo, trocéalo. Esto es: márcate pequeños propósitos que, poco a poco, te van a acercar a ese gran objetivo. Y márcate plazos también (aunque sea a años vista).

– Planea tus propósitos con una canción inspiradora… ésta es la mía…

–

Guía para enfrentarse a las dificultades cotidianas

Los contratiempos del día a día son una realidad. Nos tenemos que enfrentar con ellos de vez en cuando y debemos de tratar de que no interfieran demasiado en el desarrollo normal de nuestra vida.
LA PREVISIÓN

Ante todo, tenemos que tener presente que debemos anticiparnos a esos posibles problemas en la medida de lo posible.

Hay cosas que son inevitables e imprevisibles, pero, las que no debemos solucionarlas con antelación.
Por ejemplo: controlar lo que nos falta en la despensa y comprarlo para no llevarnos la desagradable sorpresa de no tener café para el desayuno habiendo dormido 4 horas.
Otro ejemplo: hacer copias de seguridad de las cosas de nuestro ordenador para no perderlas con un fallo informático a la primera de cambio.
Son aspectos que podemos prever que vayan a pasar y debemos estar preparados.

— Momento publicidad: con este blog podrás aprender técnicas para planificar y organizar tu vida de tal forma que estos inconvenientes diarios queden salvados en la medida de lo posible—

EL MOMENTO DEL CAOS
Cuando llega el momento de la dificultad cotidiana, por unos segundos, minutos u horas (depende de la gravedad del asunto), nuestra cabeza convierte nuestra realidad en un caos. Se nos caen los pilares donde se sustenta todo por ese lapso de tiempo.
Eso es algo que debe durar el menor tiempo posible. No debemos dejar que un contratiempo (sin demasiada relevancia) nos deje “tocados” mucho tiempo.

¿CÓMO EVITAR ESE MOMENTO CAOS?
Es inevitable. Pensaremos que somos idiotas, torpes, malos padres – amigos –amantes, etc. De lo que se trata es que ese tiempo sea el menor posible.

¿Cómo?

1. Identificando el “problema”: ¿qué pasa realmente? ¿cuál es el fallo exacto que da el PC? ¿qué es lo que me está molestando de esta conversación de whatsapp?
2. Dimensionándolo: dale la importancia que tiene; ni más, ni menos. Acostúmbrate a medir la importancia de los hechos y su relevancia en tu vida. Es importante hacerlo para que no nos superen. Míralo en perespectiva, aléjate; ¿qué pensaría si esto le estuviera pasando a otro? ¿qué le diría?
3. Buscando una solución (con la cabeza lo más fría posible y cuanto antes):
   – ¿Lo puedo solucionar sólo?
   – ¿Me va a llevar mucho tiempo?
   – ¿Es necesario arreglarlo ya mismo o puede esperar?
4. Llevando a cabo la decisión que has tomado con respecto al problema.
5. Olvidándote de él.

Dicen que si algo tiene solución,

¿para qué te preocupas? y si no la tiene,

¿para qué te preocupas?

Consejos para sencillistas:

– No impliques innecesariamente a otras personas en tus dificultades cotidianas. A no ser que sean quiénes puedan ayudarte, lo único que haces es que ellos se preocupen y pierdan su tiempo (para nada).
– No corras: no vas a ganar mucho tiempo y estarás más nervioso (y más cansado). Intenta, de hecho, tomártelo con más calma de la normal. Ve lento, te ayudará a ser más preciso y pensar más y mejor.
– No grites: ¿te van a oír mejor si hablas más alto? No; y además contagiarás de nerviosismo a otras personas que no tienen la culpa de tu problema (imagina a tus niños siendo gritados porque tú te has quedado dormido).
– Aísla la dificultad: sólo es eso. No más. No todo está perdido ni se va a acabar el mundo.

APRENDE

Cuando haya terminado todo, pregúntate: ¿qué puedo hacer para que no me vuelva a pasar? Y toma las medidas adecuadas.

Cómo escribir el correo electrónico perfecto – Parte II

Esta es la segunda entrega de cómo escribir mails correctamente (si quieres ver la primera, que trata de escribir tú a alguien un correo, está aquí).

Responder un correo electrónico (aspectos a tener en cuenta):

• Para responder correctamente, tienes que leer bien lo que te han mandado. Y escribir en consecuencia. Toma notas si es necesario y organiza lo que quieres decir.
• Usa siempre «responder», para que aparezca lo que la otra persona escribió y sepa de qué va la conversación (sobre todo en los correos de tipo profesional).
• Educación ante todo: haz saber a la persona que te envió el mensaje que lo has recibido.

Trucos para sencillistas:

1. Di «no» a las cadenas: no envies indiscriminadamente correos «basura»; estás haciendo perder el tiempo a otras personas, saturando su correo y, tranquilo, no pasa nada si no se lo envias a 7 personas en la próxima media hora 😉
2. Sencillo es mejor: sobre todo en los correos profesionales, evita en la medida de lo posible demasiados colores, emoticonos, etc.
3. Incluye un saludo y una despedida: aunque sea virtual, no deja de ser una carta. Saluda siempre y despídete. Gmail, por ejemplo, permite incluir una firma personalizada que se inlcuye automáticamente en los correos que envíes. Puedes usarla para promocionar tu empresa, poner una frase que te guste o, simplemente, tu nombre.
4. ¡Revisa la ortografía! La mayoría de los servidores de correo tienen corrector ortográfico, úsalo.
5. CUIDADO CON LAS MAYÚSCULAS. Es muy desagradable para el lector encontrar un texto entero escrito en letras capitales.
6. Revisa antes de dar a enviar. Puedes usar las «checklist» para que no se te olvide ningún paso: ¿adjuntos?, ¿mensaje?, ¿ortografía?, ¿destinatarios?

 

 

Cómo escribir el correo electrónico perfecto – Parte I

En los últimos años han nacido muchas formas de comunicación, pero el correo electrónico sigue siendo una muy usada tanto en el ámbito profesional como en el personal. Depende del estilo de vida que lleves, pero al cabo del día seguramente escribas y recibas muchos e-mails; por eso es importante hacerlo bien. A continuación encontrarás una pequeña guía para que enviar correos sea lo más rápido y efectivo posible (en dos entradas, para que no sea muy pesado).

Escribir tú un correo electrónico a alguien (aspectos a tener en cuenta):

El «asunto»:

• Su cometido: dar una idea lo más aproximada posible al receptor de qué se va a encontrar en el mensaje.
• Tiene que llamar la atención al destinatario para que no acabe en «spam» o en la papelera.
• Debe contener datos, fechas y todo lo necesario para que la persona que lo recibe sepa para qué le escribes.
• Ejemplos:

– Resumen texto «Romeo y Julieta» -con adjuntos-.

– Programar reunión con personal para 14-12-12.

– Invitación a fiesta cumpleaños Madrid (16 dic.).

– 5 fotos boda Ramiro (no hace falta responder).

El cuerpo del mensaje:

• No hagas introducciones pesadas. El destinatario puede que tenga varias decenas de correos que leer y se va a cansar de esperar a llegar al grano.
• Ve directamente a lo importante. Ejemplo: Te escribo para invitarte a la cena del equipo de fútbol de Valdecilla el próximo sábado (15 diciembre 2012). Será en el Restaurante Ramón sobre las 22.00h. Costará 12 euros por persona. Contesta si quieres ir y dime con quién vas. Te adjunto el menú.

Los adjuntos:

• Trata de evitarlos en la medida de lo posible. Lo más normal es que el receptor lea tu mensaje desde su móvil y querrá ver cuánto antes de qué se trata y no le gustará tener que abrir adjuntos (que muchas veces no cargan en dispositivos móviles). Además saturan el espacio del correo.
• Si es inevitable: avisa qué son y si es completamente necesario que los abra o no.

Truco para sencillistas: Cuando vayas a escribir un correo con adjuntos, lo primero que debes hacer es anexarlos. De esta forma no se te olvida. Después, escribe el texto y, por último, el destinatario. Así te aseguras que no se manda nada a medias y que no se envía por confusión.

¡Comprueba siempre que todo esté correcto antes de dar a «enviar»!

Los destinatarios:

• Selecciona bien a quién le interesa lo que vas a mandar y enviálo sólo a quién realmente le vaya a importar (no envies por enviar). No le des a «con copia» – CC- indiscriminadamente.

¡Cuidado con la protección de datos!

• Si vas a enviar un mismo correo a una lista grande de personas, cuida de hacerlo «con copia oculta» -CCO-. Nadie tiene por qué ver las direcciones de correo de los demás.
• Pero… si envias un mismo correo a dos personas hazlo visible -CC- para que sepan que no es una conversación privada; si no que también lo están recibiendo otras personas.
• En cualquier caso, INFORMA, de a quién estás enviando el correo con frases como: «Os envio a los periodistas» (das a entender que además de al que le está llegando, con copia oculta hay más profesionales) o «Pepe y Manuela, os mando…» No seas ruin y pongas en situación comprometida a terceras personas.

(Te recomiendo que eches un vistazo a la parte II sobre cómo escribir el correo electrónico perfecto).

¡Toma nota!

Tomar notas no es algo nuevo, a lo largo de la historia pensadores, filósofos, escritores… han apuntado todo lo que se les ocurría o descubrían que pudiera ser útil para sus estudios. Hoy te propongo que imites a estos grandes de la historia y tomes notas; eso sí, de todo.

La idea es tomar nota allí donde recibo información que voy a necesitar después. Como sabéis, no hago distinción alguna entre vida privada y trabajo; y en esta ocasión tampoco. Ya sea una reunión con el jefe, o una visita al taller mecánico: apunta cosas; te servirá después.

¿Qué beneficio obtendré?

El más importante es que podrás recordar más adelante lo que allí se dijo y tendrás la oportunidad de actuar en consecuencia correctamente.

¿Qué apunto?

Todo aquello que vayas a necesitar más tarde:

• Fechas.
• Datos.
• Nombres.
• Números de teléfono.
• Cifras (¿cuánto dijo que costaba el cambio de ruedas?)
• Cosas que tengas que hacer más adelante con respecto a eso: llamar por teléfono, solicitar X, hablar con Pepito…
• Etc.

¿Cómo lo hago?

Como mejor te parezca. Ten en cuenta si vas a apuntar mucho o poco; si te organizas mejor con el móvil o con una libreta (o tableta, etc.); entre otras cosas.

Consejo: a veces una foto es mejor que escribir nada. Utiliza la cámara de tu móvil para capturar todo aquello que desees recordar más adelante o contenga alguna información útil para tí.

Berto Pena en su blog Think Wasabi propone «5 claves para tomar notas de forma eficaz» (puedes echarle un vistazo haciendo click aquí).

Trucos para sencillistas:

• Revisa las notas cuanto antes. Cuanto más tiempo pase, menos entenderás tu letra o ya no sabrás qué es exactamente lo que querías recordar…
• ¡Pon la fecha!
• Intenta utlizar un trozo de papel o una «hoja digital» diferente para cada hecho / tema / visita, etc. Así podrás separarlo.
• Si tienes varias hojas con el mismo asunto, ¡numéralas!
• En cualquier caso, las notas son para tí.

«Las notas de uno, poco aprovecharán a otro» Francis Bacon.

 

Test: ¿necesitas organizarte mejor? ((10 preguntas facilitas))

A continuación encontrarás una lista con 10 preguntas.

Responde con sinceridad, no tienes que contárselo a nadie; es sólo para tí.

1. ¿Olvidas con frecuencia fechas o cosas que tienes que hacer?  (¿prometes mucho y cumples poco?).
2. ¿Vives con una continua sensación de caos / estrés? (¿te cuesta dormir porque estás pensando?).
3. ¿Te cuesta encontrar las cosas que necesitas en tu casa o en tu trabajo?
4. ¿Casi siempre vas corriendo? (pero no llegas a ningún sitio…).
5. ¿Haces demasiadas cosas que NO te acercan a tus objetivos? (¿tienes objetivos?).
6. ¿NO sueles tener tiempo para hacer lo que quieres? (estar con la familia, con los amigos, tus hobbies…).
7. ¿Tienes la sensación de que no controlas tu vida?
8. ¿Sueles dejar cosas «para mañana»?
9. ¿Te cuesta empezar a hacer tareas? (Y cuando lo haces, ¿las terminas a tiempo y bien?).
10. ¿Te cuesta centrarte en lo que estás haciendo?

Ya sabrás lo que valen las respuestas… Si has contestado afirmativamente a la mayoría, necesitas organizarte mejor.

Llegados a este punto, quiero recordarte que no se trata de ser un obsesionado u obsesionada del orden, y ser un aburrido. Todo lo contrario, un poco de control (o bastante) sobre tu propia vida te va a permitir estar más tranquilo, relajado y con más margen para hacer todas las locuras y proyectos que te motiven y, por ende, ser mucho más feliz.

Empieza a hacerlo… ¡ya!

Puede pasar que, con tanta organización, perdamos de vista lo más importante que es: HACER. Al fin y al cabo lo que cuenta es llevar a cabo las tareas y, para conseguirlo, hoy te traigo un truco que funciona a las mil maravillas.

Se trata, simplemente, de empezar. Sí; de dar un primer paso en las tareas que tengamos que hacer y ¡cuanto antes!

Cuando se presente una tarea, por grande o a largo plazo que se sea, debemos «darle un primer bocado» en cuanto podamos. El ideal es (manera de procesar un nuevo proyecto):

1. Aparece algo que tenemos que hacer (una tarea con varios pasos, más o menos grande; porque si es pequeñita, lo mejor es aplicar la «regla de los dos minutos«).
2. Identificamos de qué se trata exactamente, cuál es el resultado que tenemos que obtener.
3. Tenemos claro para cuándo tiene que estar terminado.
4. Calculamos más o menos cuánto tiempo me va a llevar hacerlo.
5. Pensamos cuál es la próxima acción necesaria para ir haciendo esa tarea paso a paso.
6. Señalamos en nuestra agenda cuándo es el momento próximo idóneo para hacer esa primera tarea.
7. La hacemos.

De esta forma conseguiremos:

• Tener una visión global de la tarea (que hará que perdamos el miedo, porque ya no será algo grande y desconocido; si no un proyecto bien identificado).
• Controlar las cosas y las tareas y no que ellas me controlen a mí.
• Que nuestra cabeza piense que ya no es empezar, si no continuar (y vencer así la pereza de «tengo que ponerme con X»).

Notas de la autora:

– Este truco se puede aplicar a todo; tanto en la vida privada como en la profesional. Es apto para todos los públicos: niños y mayores.

– Puedes saltarte todo el proceso de organizar el proyecto y, simplemente, empezar las cosas: dar una primera puntada al dobladillo de un pantalón, limpiar el lavabo (ya haré lo demás), leer una página de los apuntes, ordenar un cajón (luego ya, si tal, la habitación entera), etc. Esto enlaza con la filosofía de: «es mejor recoger una pelusa, que esperar a la gran limpieza y dejarla ahí» (de cosecha propia).

¿Qué son las listas de control o «checklist»?

Las listas de control son, junto con la «regla de los dos minutos«, una parte muy útil del sistema de organización personal GTD del que venimos hablando en este blog. Son dos trucos que se pueden implementar sin necesidad de usar el sistema al completo.

Se trata de confeccionar listas; algo así como «recetas» para uno mismo, para la vida cotidiana. En concreto se pueden hacer listas de control con:

– Pasos a seguir para tareas rutinarias.

Por ejemplo:

– Organizar un viaje de trabajo (si es que lo hacemos a menudo).

– Prepararse para un partidillo de fútbol, o para ir al gimnasio (meter calcetines limpios, toalla, zapatillas, gel y champú, tarjeta de acceso…).

– Ayudar a los niños a tener todo listo para ir al colegio (¿merienda? ¿mochila? ¿deberes hechos?…).

– Estudiar un examen (pensar: ¿tengo todos los apuntes? ¿sé la fecha y hora bien? ¿cómo va a ser la metodología?…).

– Dejar la casa de la playa en condiciones: tirar la basura, cerrar el agua, cortar la electricidad, bajar las persianas…

– Pasos a seguir para tareas complejas:

Por ejemplo (sacados del blog de Rubén Alzola «Marca la diferencia«):

– Una para el Plan de Contingencias, es decir, qué y quién hace qué a partir de un problema detectado o alarma.

– Otras para el Plan de Arranque del sistema informático, explicitando el orden en que se deben llevar a cabo el encendido, la coordinación entre sistemas, etc.

– Otra para el Plan de Comunicación a los clientes ya que en función de los elementos afectados, la franja horaria, etc. habrá que avisar a unos clientes u otros.

– Inventario de cosas:

Por ejemplo:

– La lista de la compra «básica»: las cosas que siempre compramos (a la que añadiremos lo demás que queramos adquirir).

– Las cosas que quiero llevar siempre que vaya de viaje: agenda, cámara de fotos, cargador del móvil, gafas, reloj…

¿Qué beneficios obtendré con estas listas?

1. No olvidarás pasos importantes que, por costumbre de hacer una cosa, se nos pueden pasar. Es necesario obligarse a consultar la lista aunque estemos seguros de que sabemos lo que hay que hacer. ¡Te sorprenderá comprobar que la mayoría de las veces se te iba a olvidar algo! Merece la pena invertir un poquitín de esfuerzo en hacer y consultar la lista por los beneficios que obtendrás cuando no se te olvide nada.
2. Rentabilizarás lo que pensaste una vez; es mejor pensar detenidamente qué necesito y cómo lo voy a hacer una vez y no siempre que me surja.
3. Podrás delegar: esto es muy interesante. Estas listas se las puedes pasar a otra persona y estarás seguro de que no olvidará nada. En realidad, será como si tú mismo estuvieras allí haciéndolo. Por ejemplo puede ser muy útil si prestas tu casa de la playa a un familiar, le pasas la lista de «cómo dejar el apartamento en condiciones» y te quedas tranquilo. ¡Él o ella sólo tendrá que seguir los pasos!
4. Podrás adquirir nuevos hábitos: si estás intentando acostumbrarte a hacer algo, usa estas listas para asegurarte de que lo haces y, además, siempre de la misma manera. Si pasado un tiempo ya es algo natural hacerlo, puedes tirar la lista.

Trucos para sencillistas

• Cuando te dispongas a hacer una lista de este tipo visualiza el proceso que quieres plasmar. Imagínate a tí mismo haciéndolo y anota los pasos y lo que necesitas para llevarlo a cabo.
• Ve «puliendo» las listas. Cuando realmente estés llevando a cabo la tarea en cuestión, fíjate si falta algo en tu «checklist» y anótalo. Tiene que ser algo vivo y muy pegado a la realidad.
• Guarda estas listas en formato digital y así sólo tendrás que imprimirlas o consultarlas en la pantalla. Aunque, si te apañas bien, puedes tenerlas en papel (en carpetas o todas juntas en una libreta).
• Usa estas listas para el trabajo: puedes confeccionar algunas con las tareas rutinarias que quieres que desarrollen tus empleados o, simplemente, para las tuyas propias.

¡Saca pronto las cosas de la maleta! ((truco))

¿Cuántas veces has llegado de un viaje y la maleta ha estado días en un rincón de la habitación sin deshacer? Como mucho has sacado lo imprescindible, pero algo has ido dejando… Sí, nos ha pasado a todos.

Hoy te propongo un reto: cada vez que llegues de un viaje, deshaz la maleta entera. Saca todo y toma decisiones sobre cada prenda u objeto que haya en ella (¿lavar? ¿planchar sólo? ¿colocar directamente?). De esta manera:

1. Puedes volver a tu «vida normal» sin el lastre de tener que ver siempre la maleta por ahí. -Beneficio psicológico-.
2. No se arrugará tanto la ropa ni cogerá olor de estar guardada tanto tiempo (principalmente toallas húmedas de la playa, ropa sucia, etc.) -Beneficio práctico-

También para otras cosas

Este principio de sacar todo cuanto antes también es aplicable a otras «unidades de almacenamiento móviles» como:

– Bolsos y mochilas: trata de revisar su contenido al llegar a casa. Aquí buscamos papeles que tengamos que guardar, o hacer algo con ellos; pequeños objetos que hemos comprado y hay que dejar en casa o llevar a otro sitio; saber si hace falta meter pañuelos, cacao, o algo de dinero; reorganizar los módulos (éste último es para sencillistas de «pura cepa»). En definitiva, todo aquello que no debe permanecer en el bolso o que nos indica algo que hacer.

– Bolsas con otro contenido: como aquella en la que hemos llevado otros zapatos por si nos hacían daño los puestos; algo de comida (y que hemos vuelto a traer a casa porque no nos lo hemos terminado)… Todo esto también hay que sacarlo y tomar una decisión con respecto a cada objeto que encontremos (limpiar los zapatos, guardar el trozo de bocadillo en el frigorífico…).

– Carpetas de documentos: como apuntes o formularios oficiales. Es conveniente revisar «por encima» cada papel por si hubiera algo que no entendiéramos, cosas que tuviéramos que hacer al respecto, fechas que apuntar… Cuanto antes sepamos estas cosas, menos estrés nos ocasionará en un futuro.

Ésto son sólo ejemplos; la idea es evitar la «dejadez» de abandonar las cosas con un contenido que ni sabemos exactamente qué es, ni si tenemos que hacer algo con ello; y que se está estropeando en alguno de los casos.

Saber qué tenemos que hacer y qué estamos dejando de llevar a cabo en cada momento hará que nos sintamos más tranquilos.

La regla de los dos minutos (para hacer cosas)

La «regla de los dos minutos»* aplicada a la organización del tiempo y el trabajo forma parte del sistema GTD (Organízate con eficacia – en español), que ya hemos señalado por aquí en alguna ocasión. Este sistema promete liberar de la tensión y preocupación que genera tener que recordar tareas.

Yo, personalmente, estoy tratando de implementarlo desde hace tiempo, pero aún no he conseguido aplicarlo al 100%. Hacerlo forma parte de los proyectos sobre los que estoy trabajando actualmente. Pero sí conozco de qué se trata ampliamente y algunos de sus «trucos» lleva acompañándome mucho tiempo. Uno de ellos es la «regla de los dos minutos» que quiero compartir hoy contigo.

«Pero, ¿yo puedo practicarlo?»

¡Por supuesto! No hace falta que formes parte de los «legionarios» de GTD para poder aplicar esta «regla de oro». Es de una sencillez extrema y aporta muchos beneficios.

¿En qué consiste exactamente?

Se trata de que si puedes hacer algo en menos de dos minutos, lo hagas al momento. Va a llevarte tan poco tiempo que no merece la pena ni anotarlo ni seguir pensando en ello (o recordarlo cada cierto tiempo).

Si fuéramos escrictos en la aplicación de esta norma, tendríamos que practicarla sólo cuando estuvieramos «procesando» nuestras tareas; es decir, viendo qué tenemos que hacer y anotándolo, y si surgiera una actividad que llevara ese tiempo, hacerla. Pero como (de momento) no lo somos, la vamos a aplicar siempre. Cuando nos surja algo que se pueda hacer en poco tiempo, ¡lo vamos a llevar a cabo ya!

«Si hago eso voy a estar distrayéndome cada dos por tres»

Puede ser; pero pensar en esa mini-tarea muchas veces, o pararte a anotarla te distrae más. Por otra parte, como siempre digo, el sentido común es muy importante en estos casos. Si veo que no hago más que tareítas pequeñas y no avanzo en otra cosa, igual me conviene anotar todas estas cosas y hacerlas de una vez en otro momento.

Algunos ejemplos para aplicar esta regla

En el trabajo puede ser muy útil para llamadas de teléfono cortas, conversaciones (también cortas) con compañeros o correos electrónicos. En casa para recojer cosas que te encuentras y llevarlas a su sitio, cambiar el rollo del papel higiénico, anotar algo que falta y hay que comprar…

Beneficio para sencillistas – I: «tener que» hacerlo en dos minutos te obliga a ser breve. No estarás tentado a «enrollarte» en el mail o en la llamada telefónica.

Beneficio para sencillistas – II: poniéndote la norma de hacerlo ¡ya! hace que venzas la vergüenza, el miedo o la pereza de hacer algunas tareas (sobre todo cosas que nos cuesta decir o hacer y vamos postergando).

Beneficio para sencillistas – III: hacerlo algo en cuanto surge, hace que «la bola de nieve» no siga aumentando. Si algo se deja para luego, siempre se complica.

Beneficio para sencillistas – IV: hacer estas mini-tareas da la satisfacción de actividades completadas, de haber hecho cosas.

¡CUIDADO! ¡PELIGRO!

El tiempo en nuestra cabeza no se mide bien. Dos minutos pueden ser media hora si no estamos atentos; y corremos el riesgo de estar media mañana con esa actividad «cortita».

Para ello lo mejor es empezar controlando el tiempo; bien sea con nuestro reloj, con la cuenta atrás del móvil (incluso hay aplicaciones para ello), con un timer de los de cocina (o laboratorio). Todo sirve. El objetivo es que, al menos al principio, nos hagamos una idea de cuanto son dos minutos.

«Buah, con eso tardo mucho y no vale para nada»

Los dos minutos son orientativos. Se trata de completar actividades cortas para «desatascar» el día a día. Pueden ser dos minutos, cinco o diez. Depende de lo que estemos haciendo y del tiempo de que dispongamos para ello.

Entonces… ¿por qué dos minutos?

Porque es una estimación del umbral de eficiencia; es decir, que el beneficio que vas a obtener si anotas la tarea que te va a llevar menos de ese tiempo, o piensas sobre ella, o la postergas, no se justifica.

*Como curiosidad quiero decirte que «dos minutos» es un periodo de tiempo muy usado en diferentes ámbitos como en balonmano (expulsión temporal de un jugador) o en el mundo de los ladrones (he leído que ese tiempo es del que disponen para atracar sin que llegue la Policía). Así como canciones que llevan por título ese lapso de tiempo o dentro de expresiones como «en dos minutos te lo explico»…

Estar presente aquí y ahora

El título de esta entrada es una máxima que se trata actualmente en muchas disciplinas de tipo psicológico. Es algo así como ser consciente de dónde estoy (entorno físico) y como me siento (entorno psíquico) en un momento determinado que es el «ahora» (momento presente). Se trata de que el cuerpo y la mente estén unidos a cada instante; el ya famoso «ocuparse antes que preocuparse». El mindfulness que dirían los angloparlantes.

Eso suena raro

Ya; pero vamos a empezar por algo sencillo para que comprobemos en nuestra propia piel que no es tan raro y que nos puede aportar muchos beneficios.

Es, ni más ni menos, concentrarse en lo que se está haciendo en cada momento.

Quiero que consideres lo que estás haciendo ahora como lo más importante (no leer mi blog, sino en cada momento lo que sea «ahora»); y que pienses que eso marcará la diferencia, porque realmente lo hará (algo similar al «efecto mariposa«).

¿Cómo lo hago?

Vamos a empezar por algo fácil: elige una actividad muy concreta e intenta prestarle toda la atención en el momento que la estés llevando a cabo. Si aparece en tu mente un pensamiento de cualquier otra cosa (que aparecerá), simplemente toma nota y sigue adelante. Lo puedes practicar:

• Tanto en las cosas importantes: el trabajo, las conversaciones «transcendentales», las tareas que entrañan riesgo…
• Como en las banales o rutinarias: ducha, lavar los platos, pagar en una tienda…

 Lo importante es que percibas el mayor número de sensaciones posible: observa, toca, huele, concéntrate, percibe… no pases por encima, pasa dándote cuenta de lo que estás haciendo.

¿Qué beneficios obtendré?

Cuando lo practiques notarás que suceden cosas maravillosas (qué bonito suena, ¿eh?); lo que más se verá -de manera práctica- es que harás mejor las cosas. Pero no queda ahí, practicar el «ahoring» (=estar presente en el ahora) entraña beneficios psicológicos como:

• Descubrir sensaciones que antes pasaban desapercibidas; y que, por tanto, te estabas perdiendo.
• Valorar de otra manera a las personas con las que trates y éstas lo notarán (cuando vayas a pagar en una tienda, la persona que te está cobrando se dará cuenta de que le prestas atención y no estás con el móvil en una oreja y lanzándole el dinero).
• Detectar si lo que haces te satisface o no. En ocasiones hacemos cosas «por costumbre» y no nos paramos a pensar si nos gustan realmente, nos aportan o son necesarias (entre otras muchas valoraciones que podemos hacer de cada actividad).
• Tener la «tranquilidad» de estar practicando realmente lo que dice todo el mundo y nadie hace: vivir cada momento como si fuera el último.

¿Te animas a practicarlo? Si lo haces y nos quieres contar qué tal te ha ido, si realmente sirve para algo o no, lo mala idea que es (si es que te lo parece)… déjalo escrito en los comentarios; ¡los sencillistas te lo agradeceremos!

** Sobre el libro de la fotografía: se trata de Atención plena, de Isabel S. Larraburu; trata del tema de este artículo, pero de una manera mucho más extensa y mucho mejor explicada**

¿Cómo podemos organizar los papeles en casa?

No encontrar la garantía del DVD, o los resultados del último análisis de sangre de mamá, o el teléfono de la tía Pepi pueden ser cosas que nos entorpezcan en nuestra rutina diaria, nos hagan perder nuestro valioso tiempo y nos enfaden para toda la tarde. Desde sencilloesmejor te proponemos que inviertas algún rato en organizar los papeles en casa; seguro que notas la diferencia.

¿Qué papeles necesitamos guardar?

– Documentos para guardar «siempre»: por ejemplo las escrituras de la casa, el Libro de Familia, Diplomas y títulos oficiales…

– Documentos para guardar un tiempo variable: se pueden agrupar por categorías;

• Banco.
• Coche.
• Trabajo.
• Educación.
• Familia.
• Salud.
• Garantías e instrucciones de aparatos: aquí te recomiendo que guardes sólo la parte que esté escrita en el idioma que te interese y tires el resto. Se puede guardar pegado al aparato por la parte de atrás metido en una carpetilla de plástico, o aparte como veremos a continuación.

Psss… si te interesa saber cuanto tiempo tienes que guardar cada papel, echa un vistazo a este blog.

– Datos de consulta: se trata de los números, nombres, etc. que necesitamos consultar con relativa frecuencia.

Truco para sencillistas – I: para este tipo de información, te aconsejo que vayas creando poco a poco una «base de datos familiar»; en ella irán fotocopias de los documentos «importantes» o útiles de los miembros de la familia (u otras personas para las que hagamos algún trámite a menudo). Por ejemplo: DNI, datos de la cuenta bancaria (siempre y cuando lo necesitemos para hacer algo bueno para esa persona), fecha de nacimiento, resultados médicos… en realidad, toda información que en algún momento puedas necesitar para trámites, consultas y demás.

Truco para sencillistas – II: ten una buena agenda de teléfonos en papel (lo ideal sería una digital y una en papel, por si las moscas); y mantenla cerca del aparato, junto con la guía de teléfonos, una libreta y un bolígrafo.

¿Dónde y cómo lo guardamos?

En la «era digital» nos podemos ver tentados a tener los papeles escaneados y digitalizados; y está muy bien para algunos documentos, como los de la «base de datos familiar» que comentábamos en el apartado anterior, porque son papeles que la persona propietaria tiene en original, y en casa hay una copia (que puede ser digitalizada) para consulta.

También es recomendable escanear los demás documentos, los que necesitemos tener en papel, por dos razones:

A. Podemos sacar una «fotocopia» en papel con sólo dar a imprimir.

B. Accederemos rápidamente a los datos que necesitemos (en el caso de instrucciones de aparatos, que podemos sólo escanear y tirar el original, por ejemplo).

Pero… esas copias digitales son eso, copias; y no tienen validez. Por eso, es obligatorio en muchos casos guardar los documentos en papel en casa.

¿Dónde?

Podemos elegir el sistema que más nos guste, el que se adapte mejor a nuestras necesidades; siempre y cuando esté organizado de tal manera que sepas dónde está cada cosa y puedas acceder a ella rápidamente. Yo te propongo dos modelos de almacenaje:

1. En una carpeta clasificadora: también llamada de acordeón; permite etiquetar cada apartado y se expande dando cabida a gran cantidad de papeles. Una buena idea es almacenar allí los documentos durante un año y, pasado ese tiempo, archivar lo que queramos conservar en una caja tipo «archivo definitivo».
2. En un archivador de carpetas colgantes: puede ser más o menos grande; y más o menos decorativo también. Ocupa algo más que la carpeta, pero cabe más. También se puede hacer la técnica de guardar en él durante un año, revisar y archivar.

Truco para sencillistas- III: saca de casa sólo el papel que necesites y, si es el caso, pregunta si lo puedes llevar fotocopiado y compulsado. Llevar por ahí toda la carpeta es muy arriesgado, si se pierde, perderás cosas muy importantes ( o si se moja, si se te olvida en algún sitio…).

Nota de la autora: en este artículo me estoy refiriendo a «papeles», pero en realidad son documentos más o menos importantes que vamos a necesitar en un futuro para alguna cosa. No he entrado a cómo almacenar otro tipo de papeles como revistas, dibujos y trabajos de cuando estabas en el colegio, cartas, apuntes de la universidad, fotos, etc. Todo ese almacenaje merece un capítulo aparte y guarda mucha relación con aspectos psicológicos en ocasiones complicados de tratar.

Secretos para decir «no» – Parte II

Cómo decir que «no» y no morir en el intento

Antes de precipitarte a aceptar algo, plantéate algunas preguntas:

1. ¿Me acerca a mis objetivos?

2. ¿Me apetece?

3. ¿Lo hago porque quiero? (¿o lo hago por complacer a otros?)

4. ¿Es realmente lo que quiero? (quizá puedes esperar a que llegue lo que de verdad quieres).

5. ¿Había adquirido antes otro compromiso que tengo que romper por aceptar este?

6. ¿Es coherente con mis principios?

7. ¿Tengo tiempo para llevarlo a cabo en este momento de mi vida?

Y todas aquellas cuestiones que sirvan para poner en la balanza y ver si te compensa o no aceptar algo. Si la respuesta es que no, y tienes que negarte puedes utilizar alguno de los «trucos» que nos ofrece el libro Simplifica tu vida que mencionamos en la primera parte de estas dos entradas:

– «Deme un tiempo para reflexionar»: se trata suavizar tu negativa dando a entender al otro que has valorado su propuesta debidamente. Aunque mi consejo es que si lo tienes claro, dilo. Educadamente, pero en el momento. Ya sabes el dicho popular: «más vale ponerse una vez rojo que cien colorado».

-«Esto es una oferta atractiva»: elogias, y depués explicas que estás centrando tu energía en otros asuntos y que te ves obligado a negarte ante tan interesante proyecto. Eso sí, no des explicaciones sobre que «otros asuntos» estás volcado, no tienes por qué.

– «Yo le aprecio mucho»: alaba a tu interlocutor y fortalece la relación. Depués plantea tu negativa con las siguientes palabras: «con la persona con la que preferiría hacerlo es con usted; pero esta vez tengo que declinar su petición».

– «Algo así no lo hago por principio«: las personas encajamos mejor que nos rechacen si saben que no lo hacemos contra su persona, si no por una cuestión de principios. Ejemplo: «por principio no compro nada cuando llaman a la puerta».

– «Lo siento realmente por usted»: esta excusa es perfecta cuando se nos piden las cosas indirectamente. Por ejemplo: «a nosotros en realidad nos encantaría acudir con toda la familia, pero los hoteles son tan caros…» No interpretes las intenciones del otro, y te sientas en la obligación de acogerlos en su casa. «Vaya, cuanto lo siento» es un «no» perfecto para estas situaciones.

– «En este momento me viene mal«: lo único que logra es un aplazamiento, pero satisface a algún interlocutor.

– «Hummm… no» o «esto… no»: al fin y al cabo, es el mejor método. Eso sí, siempre sé amable y honesto.

Los beneficios de negarse

Algunas de las cosas buenas que obtendremos si decimos que no (cuando realmente queremos) ya las hemos ido desgranando a lo largo de estos dos artículos como tener más tiempo y poder volcarte en tus prioridades. Alberto Pena, en su blog Think Wasabi enumera dos beneficios más que son muy interesantes:

1. Hacer las cosas y vivir más conscientemente: sentirás que eres tú el que elije lo que hacer y no los demás.

2. Experimentar sensación de libertad y control: relacionado con lo anterior, ahora eres tú el que maneja la situación y no al revés.

Cuando aceptamos algo, estamos negando otra cosa

Por último, pero no por ello menos importante, cabe descatar un aspecto que subraya José Miguel Bolívar en su blog Óptima Infinito : cuando decimos «sí» a algo estamos diciendo «no» a otra cosa. Parece una perogrullada, pero conviene pensar un pelín sobre ello.

Se trata de que cuando aceptamos algo, automaticamente estamos dejando de hacer otra cosa que igual nos convenía más. Bolívar pone un ejemplo: si ajustamos nuestro presupuesto para comprar un cochazo, puede que estemos dejando de dar la entrada de una casa que necesitamos más.

Por tanto, es más importante de lo que parece valorar bien las cosas antes de lanzarnos a decir «sí» (o «no») a lo loco.

Te animo a que pruebes poco a poco a pronunciar «no» de vez en cuando y me cuentes en los comentarios qué has sentido. (O no, no me lo cuentes, haz lo que quieras, ¡no pienses que trato de manipularte! 😉

Secretos para decir «no» – Parte I

Ya lo sabemos
es difícil
decir que no
decir no quiero

ver que el  dinero forma un cerco
alrededor de tu esperanza
sentir que otros
los  peores
entran a saco por tu sueño

ya lo sabemos
es difícil
decir  que no
decir no quiero

no obstante
cómo desalienta
verte bajar  tu esperanza
saberte lejos de ti mismo

oírte
primero despacito
decir que sí
decir sí quiero
comunicarlo luego al mundo
con un orgullo  enajenado

y ver que un día
pobre diablo
ya para siempre  pordiosero
poquito a poco
abres la mano

y nunca más
puedes  cerrarla.

Mario Bendetti

Una de las herramientas más poderosas para tener tiempo de hacer lo que quieras es decir «no» más a menudo. Se trata de no asumir tareas (laborales o personales) que nos proponen o imponen otras personas y que no nos acercan a nuestras metas o que, simplemente, no nos gustan o no nos apetecen.

Decir que no es difícil

Sobre todo cuando hacerlo implica llevar a contraria a otro; es decir, cuando otro manifiesta su deseo y depende de nuestro «sí» satisfacerlo (tenemos miedo al rechazo si nos negamos).

Evitamos decir que no para que la «supuesta» armonía de nuestras relaciones no se vea alterada; para no entrar en conflicto aceptamos cosas que no nos acercan a nuestros objetivos, pero sí a los de los demás.

Truco para sencillistas: investiga si realmente el otro desea que tú digas «sí». Puede que ninguna de las dos partes lo quiera, pero por «educación» uno lo propone y el otro acepta; pero nadie está contento con la situación.

Una cuestión de autoestima

En ocasiones decimos «sí» porque otra persona nos está manipulando. Puede hacerlo con buena o con mala intención; pero está minando nuestra autoestima y no nos deja afianzarnos como persona.

En el libro Simplifica tu vida  los autores nos ofrecen cinco tipos de soberanía que podemos (¡y debemos!) ejercer para afianzarnos a la hora de decir que no:

1. Sobería emocional: tienes derecho a tus sentimientos y a que los demás los respeten. Normalmente reprimimos esta soberanía para evitar entrar en conflicto.

2. Soberanía en el gusto: por miedo a no ser aceptado, compramos o aceptamos cosas que no son de nuestro agrado. Tienes derecho a no disculparte por tus preferencias, recuérdalo.

3. Sobería de juicio: si te ves obligado a resolver los problemas de los demás, puedes dar tu opinión y ofrecer juicios de valor sobre ello, estás en tu derecho.

4. Soberanía de cometer errores (en el libro lo llama «de actuación»): tienes derecho a equivocarte y a no tolerar que te reprochen reiteradamente tus errores y te impongan trabajos de castigo por ello continuamente.

Establecer límites

Además de no aceptar tareas y, por ende, tener más tiempo para tus cosas; decir que no sirve para establecer tus propios límites tanto en lo personal como en lo profesional. Deja claro cuáles son tus principios y hasta dónde estás dispuesto a llegar en un determinado asunto; de manera que, poco a poco, se va construyendo tu integridad como persona.

Dejar de intentar complacer siempre a los demás para empezar a ser coherentes con lo que nos dicta nuestra vocecita interior es una de las claves para crecer como persona.

Los extremos no son buenos para nada

Llegados a este punto tengo que advertirte que decir que «no» es una droga de la que no se puede abusar. Decir siempre «no» es tan malo como lo contrario. Las pesonas que siempre ofrecen negativas ante cualquier propuesta se comportan de manera tan nociva como las que siempre aceptan.

La clave está, como siempre, en el equilibrio.

En la segunda parte de esta entrada tienes cómo decir que no y no morir en el intento y los beneficios de negarse de vez en cuando, ¡no te lo pierdas!

Terapia de desintoxicación del móvil (parte II)

Esta es la segunda parte de lo que hemos denominado «terapia de desintoxicación del móvil; si quieres leer lo anterior haz clic aquí. Se trata de dar unas pinceladas sobre cómo utilizar de manera «sana» las posibilidades que nos ofrece nuestro amigo el móvil inteligente: correo electrónico, Whatsapp, Twitter , Facebook, SMS

Si en la entrada anterior tratamos el tema del uso del móvil inteligente (o smartphone) en el trabajo, hoy lo hacemos sobre su uso personal.

– Uso personal del móvil: se trata de las comunicaciones que no tienen que ver con nuestro trabajo.

Aquí podemos diferenciar dos situaciones:

1. En el trabajo (en horario laboral, se entiende): actuaremos al contrario que dijimos con las comunicaciones de trabajo en tiempo de ocio. Esto es, marcaremos unos momentos determinados para consultar nuestro teléfono personal. ¿Cuándo? Eso depende del tipo de trabajo que tengamos y de la responsabilidad que ostentemos; así como de las normas que haya en la empresa donde estemos empleados (en cuyo caso siempre hay que cumplir lo que esté establecido). Lo normal  sería en una pausa para el café, en la comida, cuando se ha terminado una parte completa del trabajo…

                Aunque recomiendo que no se esté todo el tiempo de descanso dentro del horario laboral mirando el móvil.

      2.  En nuestro tiempo de ocio:

• Cuando estemos con otras personas: «he quedado contigo, no con tu Blackberry» es una broma que circula por la red y que refleja perfectamente lo que quiero proponerte hoy aquí. Se trata de que des prioridad a las personas físicas con las que estás, frente a las «virtuales» con las que estás comunicándote con tu móvil. Es una cuestión de educación y buenas maneras.
• Cuando estemos solos: si en tu tiempo de ocio decides hacer una actividad diferente a estar con el móvil, disfrútala al máximo. Atender sólo una cosa cada vez, hace que sea más satisfactorio. Así, si estás leyendo un libro, pon tu móvil en silencio y trata de no mirarlo cada cinco minutos; pasa igual si estás viendo una película/serie o cocinando (o lo que sea).

También sé lo divertido que puede ser comentar un programa de televisión o un partido de fútbol con tus amigos por Whatsapp o por Twitter. No quiero que entiendas que quiero que dejes de hacer eso. Todo es, como casi siempre, cuestión de sentido com

• En vacaciones: son un buen momento para explorar actividades olvidadas como conversar, leer en papel, escribir postales a mano… Deben ser un tiempo para hacer algo diferente a lo que se hace el resto del año. Para ello, te recomiendo que se te «olvide» de vez en cuando el móvil (cuando vayas a la playa, a comer fuera, a tomar unas cañas…).

Me confieso: este verano pequé. Tuiteé todas las vacaciones bajo el hashtag #vidaentorrevieja. Lo puedes ver en mi Tuiter (IreRodriguezGar). Y debo decir que fue divertido, pero no tenía que haberlo hecho tanto porque era un momento para disfrutar de mi familia y no de estar pegada al móvil.

Aquí, como siempre, apelo a la belleza del equilibrio: «ni tanto ni tan calvo», «un ten con ten». La moderación y el sentido común son clave.

Truco para sencillistas: aprovecha, eso sí, las esperas (en el dentista, en las paradas de autobús, etc) para revisar, si quieres el móvil. Al fin y al cabo son tiempos «muertos» que puedes utilizar para ponerte al día o, al menos, no aburrirte.

Los beneficios de desintoxicarte del móvil (tanto en su uso personal como laboral) son muchos. Veamos algunos de ellos:

– Estarás más despejado y serás más creativo.

– No estarás «quemado» porque descansarás mejor y desconectarás más.

– Atenderás mejor a la gente con la que estés; demostrarás tu educación y harás que se sientan queridos.

– Disfrutarás de tu ocio mucho más, porque estarás 100% en ello.

Terapia de desintoxicación del móvil (parte I)

Hoy te invito a que seas más feliz, más creativo, más productivo; a que estés más relajado, más descansado y duermas mejor…

¿Cómo? Con esta guía de desintoxicación del móvil inteligente (o smartphone) que te expongo a continuación.

La he dividido en dos entradas (porque sería muy pesado poner todo en una): cuando se usa el móvil para el trabajo y cuando se utiliza de manera personal).

– Para el trabajo: puede que sea el mismo móvil que uso de manera personal o uno que me ha facilitado la empresa.  ¿Cómo desintoxicarnos cuando no estamos trabajando?

1. Cuando no estamos dentro del horario laboral:

• Resiste la tentación de revisar el correo electrónico/SMS/Whatsapp laborales cada cinco minutos. Créeme, todo puede esperar (un rato, mientras estás leyendo ese libro estupendo o pasando un tiempo valioso con tus hijos, por ejemplo). Dedícate en exclusiva a eso (me da igual que sea) que estés haciendo. Trata de no contaminar tu ocio con el trabajo.
• Ponlo en silencio.

¡Atención! No hay problema en que, si lo crees conveniente o lo necesitas, te marques un momento en este tiempo fuera del trabajo para revisar las llamadas, los correos, etc. Puede que te tranquilice más mirar una vez o un par de ellas las cosas del trabajo que estar pendiente de si parasará algo de lo que no te estés enterando.

Ya es decisión tuya si responder en ese momento, o tomar nota y hacerlo dentro del horario laboral.

2. En vacaciones: es como cuando no estamos en horario laboral (tardes, fines de semana…) pero «a lo bestia». En este caso te recomiendo que sigas las pautas indicadas anteriormente (resistir la tentación de revisar continuamente y ponerlo en silencio); pero, además, hago hincapié en marcarte tiempos para chequear todo lo relacionado con el trabajo: puede ser una vez al día, cada tres días, los viernes… Todo está en función de la dependencia que tú tengas de tu empleo, la responsabilidad que ostentes, si eres autoempleado, etc. Nadie mejor que tú para saber con qué frecuencia tienes que estar al corriente.

De lo que se trata, en esencia, es de que seas tú el que controle cuando quieres saber algo del trabajo y al revés. Al fin y al cabo ¡estás de vacaciones!

Truco para sencillistas: informa adecuadamente de tus horarios a quién deba saberlo; así como de las fechas de tus vacaciones (para que nadie se extrañe de que contestes más tarde o no respondas al momento a una llamada).

Cómo almacenar las cosas en casa (con cabeza).

La casa se llena de trastos. Poco a poco, cada vez hay más cosas y nos vemos en la necesidad de comprar nuevos sistemas de almacenaje para poder acumularlas en algún lugar.

Hoy quiero que salgas de ese bucle. He preparado un organigrama para ayudarte a decidir si realmente necesitas comprar más cajas, bolsas, alquilar trasteros… para guardar cosas o no.

Esta filosofía de no acumular cosas innecesarias para poder vivir más tranquilos forma parte de una corriente llamada «minimalismo».  En próximos artículos a lo largo de este blog, desgranaré un poco más en qué consiste.

De momento, te invito a que abras el organigrama de aquí abajo.

Organigrama almacenaje.

Feliz casa sin trastos.

¿Cómo podemos evitar los malentendidos?

No quiero que vuelvas a tener esa horrible sensación de: «tenía que haber dicho /preguntado esto o lo otro». La mala comunicación puede llevarnos a situaciones realmente desagradables; decir todo lo que queremos que la otra persona sepa o preguntar las dudas que podamos tener forma parte de la llamada «comunicación efectiva», o lo que es lo mismo, hacerse entender correctamente.

Hoy te propongo que practiques aquello de «no dejarse nada en el tintero»; por ejemplo, en situaciones como:

– Una conversación con tu pareja / familia.

– Una cita médica.

– Una clase.

– Una reunión (laboral, de vecinos…).

– Una contratación: ya sea que tú pagues por un servicio que sea a tí al que contraten para algo (sí, ¡a veces pasa!).

Para conseguir decir y preguntar todo lo que consideremos que es importante y necesario, te recomiendo que sigas estos cuatro pasos:

1. Habla de manera educada y respetuosa.

2. Deja la vergüenza y el miedo de lado.

3. No des por entendido lo que no has dicho. No des nada por sentado.

4. No pretendas que el otro adivine tus dudas. Lo que tú ignoras, al otro puede parecerle obvio y viceversa.

Empieza poco a poco, en situaciones que controles; para continuar con aquellas que te imponen más. Al principio es difícil, pero una vez que compruebes sus beneficios lo volverás a hacer, te lo aseguro.

Truco para sencillistas: cuando te encuentres en una de las situaciones descritas arriba o similar, piensa en que luego se lo tuvieras que contar a otro (uno que hace muchas preguntas). ¿Tendrías toda la información para explicárselo? ¿Preguntaría algo que no sabes?

En futuros artículos trataremos el tema de la importancia de decir «no»: un placer de este mundo.

Mary Poppins querrá tener tu bolso.

Da igual que seas hombre o mujer, hoy en día todos llevamos algo a diario para transportar nuestras cosas. Y lo que quiero hoy es que consigas tener de todo…lo imprescindible en eso que lleves (ya sea bolso, bolsa o mochila). Y que lo encuentres.

Te reto a que lo logres en tres pasos:

1. Vacíalo del todo. Vuelca el contenido, no vayas sacando poco a poco. Y límpialo (con una bayeta húmeda por dentro si es que no se puede meter en la lavadora o como consideres que es mejor para tu caso).

2. Tira lo que sobra (tickets de hace mucho tiempo, envoltorios de caramelo, pañuelos usados…). Lo que está ahí y no quieres tirar, pero no es para llevarlo a diario (tarjetas de socio que nunca usas, pero deseas conservar, por ejemplo), búscale un sitio en casa.

3. Organiza. Aquí te propongo dos opciones:

A. Por módulos: esto es que agrupes el contenido similar en apartados (bolsitas transparentes, neceseres..). Por ejemplo:

– Billetero: y monedero, tarjetero, carné de conducir…

– Estuche de emergencia: pastillas para el dolor de cabeza, tiritas, pañuelos, aguja e hilo, imperdible…

– Especial niños: si es que eres madre o padre o trabajas con ellos. Puedes llevar el chupete, alguna galletita, un juguete pequeño…

– Oficina móvil: agenda, libreta, bolígrafo…

– Llavero: si está tan organizadito todo no hará falta que le pongas un llavero enorme para encontrar las llaves. Y si tienes muchas, van muy bien organizadas en uno de piel con varios colgantes para cada llave (además protege el bolso o bolsillo).

– Móvil: en todos los módulos.

De esta forma, dependiendo de donde vayas, así cogerás un módulo u otro.

B. Existen los llamados «organizadores de bolso». Por ejemplo: My BiB o Purseket. Aunque los hay de mil maneras, marcas, precios y formas. Además, he encontrado un tutorial por si lo quieres hacer en casa.

Como curiosidad deciros que existe un bolso que lleva el organizador incuido.

Ésta útlima opción (la de los organizadores) entiendo que es más para el bolso de mujer. Aunque puede ser una buena opción para las mochilas o bandoleras que lleváis los hombres.

Y por último el truco para sencillistas: pon las llaves y el móvil siempre en el mismo apartado del bolso para encontrarlo a la primera.

No me creo lo de: «a mí no me hace falta apuntar nada»

La vida cotidiana está llena de cosas que tenemos que recordar: las compras, llevar esto a tal sitio, meter estas cosas en la maleta, decir a mamá que ha llamado el fontanero…

Y pretendemos guardarlas todas en nuestra cabeza, junto con la preocupación de la hipoteca, los apuntes de historia, o pensar qué tal está el tío Manolo. Pues, señores, no cabe todo. Lo siento en el alma, pero lo de “a mí no me hace falta apuntar nada” es la mentira más grande del reino.

Hay infinidad de herramientas tecnológicas y avanzadas para llevar a cabo una organización personal total, conseguir tener todo bajo control y ser el rey y señor de la productividad personal… pero yo te propongo empezar con: lápiz y papel.

La tarea que te propongo para esta semana es esta:

Quiero que hagas listas de todas aquellas cosas que sería bueno y beneficioso para ti que recordaras. Por ejemplo:

–          La lista de la compra.

–          Lo que quiero llevar en la maleta para las próximas vacaciones.

–          El recado de que ha llamado Fulanito.

–          Lo que quiero contarle a papá ( y que siempre se me olvida).

–          La canción que siempre canta María y al llegar a casa no sé cual es.

Y experimenta la sensación de placer al recordarlo cuando lo necesites… Porque te voy a contar un secreto muy secreto: si lo escribes casi no va a hacer falta ni que lo leas, te vas a acordar. Lo sé porque pasa con las “chuletas” en los exámenes; te las haces y luego no las miras porque te acuerdas.

Truco 1 para “sencillistas”: puedes escribir las listas en papel o en las notas del móvil.

Truco 2 para “sencillistas”: colócalas ahí donde sabes que no se te van a olvidar:

–          La de la compra- encima de la mesa junto con las bolsas (también te recomiendo que metas bolsas en el maletero y otra dobladita en el bolso, si es que lo llevas).

–          La de la llamada – junto al teléfono.

–          La de la canción – en el móvil.

Es algo “mágico” tener las cosas un poquitín bajo control. Y si te gusta esa sensación, ya te contaré más cosas para, poco a poco, irle ganando terreno a los «dragones«.

¿Y si tuvieras tiempo para hacer lo que te dé la gana?

Una de las cosas sobre las que más nos quejamos es la falta de tiempo. Yo soy la primera que he protestado hasta el infinito (y sigo haciéndolo) de que no me llega el día para hacer lo que quiero.Pero, ¿de verdad aprovechamos cada minuto del día haciendo lo que debemos hacer en ese preciso momento? Yo he llegado a la conclusión de que no.

Hay multitud de razones por las que no lo hacemos: las distracciones, la falta de planificación, el dejarlo para otro momento, el miedo al fracaso o, incluso, aspectos prácticos (como la tecnología o la ropa, por ejemplo).

No me gusta la idea de que vayamos por ahí “perdiendo el tiempo”, así que he investigado y hay muchos trucos y técnicas para conseguir estar satisfecho con el uso que hacemos de nuestro día.

No quiero que entendieras que lo que pretendo es que te pases el día trabajando; al contrario. Deseo que el tiempo que estés trabajando lo hagas al 100% para que disfrutes tu ocio también en el mismo porcentaje.

En este blog iré desgranando esas técnicas que he ido aprendiendo para conseguir hacer un mejor uso de algo tan valioso como el tiempo; a fin de cuentas, lo único de lo que disponemos.

Serán cosas que he probado, otras que estoy practicando y, también, aquellas que me gustaría empezar a poner en marcha. Juntos aprenderemos a estar más satisfechos con nosotros mismos, ¿te animas?

DECLARACIÓN DE INTENCIONES

Hace unos años, cuando estudiaba  Periodismo en la Universidad Complutense de Madrid, me encontré con un libro abandonado en un banco. Se trataba de un “libro libre”, que se suponía debía de circular de mano en mano por el campus. Me lo llevé a casa. Lo sigo teniendo. Mientras lo leía en el autobús me invadió la sensación que, supongo, tuvo  Cristóbal Colón cuando llegó a lo que sería América. Creí haber descubierto un nuevo mundo (en esto me diferencio de Cristóbal, quien no creyó nunca que hubiera descubierto nada, en fin).

Así que desde ese momento he rumiado el tema de aquel libro: la organización. De ahí salté a la gestión del tiempo, al famoso GTD y al minimalismo. De eso al budismo, a la búsqueda de la felicidad… a tuiter, al community management, a los gurús de la productividad, los solucionadores de problemas…

Llegada a este punto decidí que me interesaba más todo esto que los medios de comunicación tradicionales. Y disfrutaba aprendiendo cada día más.  Pensé que se tenía que enterar más gente de los trucos, las técnicas, los consejos y demás que hay por ahí para que la vida de uno sea un poco más fácil. Y se me ocurrió lo de este blog.

Lo que voy a escribir en él van a ser las cosas que a me parezca que pueden ayudarte a vivir mejor. Lo que vaya aprendiendo, descubriendo. Y, además, voy a ponerlas yo en práctica para comprobar si son una chorrada o si, de verdad, pueden ayudar en algo. ¿Qué te parece? (déjamelo escrito en los comentarios).

Te comento que tengo otro blog por ahí más personal  y que seguiré manteniendo. De hecho, se me está ocurriendo que pueden llegar a ser complementarios, porque una es una y lo que digo aquí estará, seguramente, unido a lo que digo allí, y viceversa.

Y nada más. Espero que esto vaya tomando forma con el tiempo, que se vaya definiendo, refinando, ampliando y, sobre todo, que te guste y te sea un poquito útil.

Gracias, muchas gracias.