¿Cómo podemos organizar los papeles en casa?

No encontrar la garantía del DVD, o los resultados del último análisis de sangre de mamá, o el teléfono de la tía Pepi pueden ser cosas que nos entorpezcan en nuestra rutina diaria, nos hagan perder nuestro valioso tiempo y nos enfaden para toda la tarde. Desde sencilloesmejor te proponemos que inviertas algún rato en organizar los papeles en casa; seguro que notas la diferencia.

¿Qué papeles necesitamos guardar?

Documentos para guardar “siempre”: por ejemplo las escrituras de la casa, el Libro de Familia, Diplomas y títulos oficiales…

Documentos para guardar un tiempo variable: se pueden agrupar por categorías;

  • Banco.
  • Coche.
  • Trabajo.
  • Educación.
  • Familia.
  • Salud.
  • Garantías e instrucciones de aparatos: aquí te recomiendo que guardes sólo la parte que esté escrita en el idioma que te interese y tires el resto. Se puede guardar pegado al aparato por la parte de atrás metido en una carpetilla de plástico, o aparte como veremos a continuación.

Psss… si te interesa saber cuanto tiempo tienes que guardar cada papel, echa un vistazo a este blog.

Datos de consulta: se trata de los números, nombres, etc. que necesitamos consultar con relativa frecuencia.

Truco para sencillistas – I: para este tipo de información, te aconsejo que vayas creando poco a poco una “base de datos familiar”; en ella irán fotocopias de los documentos “importantes” o útiles de los miembros de la familia (u otras personas para las que hagamos algún trámite a menudo). Por ejemplo: DNI, datos de la cuenta bancaria (siempre y cuando lo necesitemos para hacer algo bueno para esa persona), fecha de nacimiento, resultados médicos… en realidad, toda información que en algún momento puedas necesitar para trámites, consultas y demás.

Truco para sencillistas – II: ten una buena agenda de teléfonos en papel (lo ideal sería una digital y una en papel, por si las moscas); y mantenla cerca del aparato, junto con la guía de teléfonos, una libreta y un bolígrafo.

¿Dónde y cómo lo guardamos?

En la “era digital” nos podemos ver tentados a tener los papeles escaneados y digitalizados; y está muy bien para algunos documentos, como los de la “base de datos familiar” que comentábamos en el apartado anterior, porque son papeles que la persona propietaria tiene en original, y en casa hay una copia (que puede ser digitalizada) para consulta.

También es recomendable escanear los demás documentos, los que necesitemos tener en papel, por dos razones:

A. Podemos sacar una “fotocopia” en papel con sólo dar a imprimir.

B. Accederemos rápidamente a los datos que necesitemos (en el caso de instrucciones de aparatos, que podemos sólo escanear y tirar el original, por ejemplo).

Pero… esas copias digitales son eso, copias; y no tienen validez. Por eso, es obligatorio en muchos casos guardar los documentos en papel en casa.

¿Dónde?

Podemos elegir el sistema que más nos guste, el que se adapte mejor a nuestras necesidades; siempre y cuando esté organizado de tal manera que sepas dónde está cada cosa y puedas acceder a ella rápidamente. Yo te propongo dos modelos de almacenaje:

  1. En una carpeta clasificadora: también llamada de acordeón; permite etiquetar cada apartado y se expande dando cabida a gran cantidad de papeles. Una buena idea es almacenar allí los documentos durante un año y, pasado ese tiempo, archivar lo que queramos conservar en una caja tipo “archivo definitivo”.
  2. En un archivador de carpetas colgantes: puede ser más o menos grande; y más o menos decorativo también. Ocupa algo más que la carpeta, pero cabe más. También se puede hacer la técnica de guardar en él durante un año, revisar y archivar.

Truco para sencillistas- III: saca de casa sólo el papel que necesites y, si es el caso, pregunta si lo puedes llevar fotocopiado y compulsado. Llevar por ahí toda la carpeta es muy arriesgado, si se pierde, perderás cosas muy importantes ( o si se moja, si se te olvida en algún sitio…).

Nota de la autora: en este artículo me estoy refiriendo a “papeles”, pero en realidad son documentos más o menos importantes que vamos a necesitar en un futuro para alguna cosa. No he entrado a cómo almacenar otro tipo de papeles como revistas, dibujos y trabajos de cuando estabas en el colegio, cartas, apuntes de la universidad, fotos, etc. Todo ese almacenaje merece un capítulo aparte y guarda mucha relación con aspectos psicológicos en ocasiones complicados de tratar.

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4 pensamientos en “¿Cómo podemos organizar los papeles en casa?

    • Muchísimas gracias Jordi! Todo un honor ver tu comentario en nuestro humilde blog!! Yo estoy empezando a usar Evernote, así que aún no he contado nada a nuestros sencillistas de él, pero tu entrada es muy aclaratoria!! Abrazos!

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