La regla de los dos minutos (para hacer cosas)

La “regla de los dos minutos”* aplicada a la organización del tiempo y el trabajo forma parte del sistema GTD (Organízate con eficacia – en español), que ya hemos señalado por aquí en alguna ocasión. Este sistema promete liberar de la tensión y preocupación que genera tener que recordar tareas.

Yo, personalmente, estoy tratando de implementarlo desde hace tiempo, pero aún no he conseguido aplicarlo al 100%. Hacerlo forma parte de los proyectos sobre los que estoy trabajando actualmente. Pero sí conozco de qué se trata ampliamente y algunos de sus “trucos” lleva acompañándome mucho tiempo. Uno de ellos es la “regla de los dos minutos” que quiero compartir hoy contigo.

“Pero, ¿yo puedo practicarlo?”

¡Por supuesto! No hace falta que formes parte de los “legionarios” de GTD para poder aplicar esta “regla de oro”. Es de una sencillez extrema y aporta muchos beneficios.

¿En qué consiste exactamente?

Se trata de que si puedes hacer algo en menos de dos minutos, lo hagas al momento. Va a llevarte tan poco tiempo que no merece la pena ni anotarlo ni seguir pensando en ello (o recordarlo cada cierto tiempo).

Si fuéramos escrictos en la aplicación de esta norma, tendríamos que practicarla sólo cuando estuvieramos “procesando” nuestras tareas; es decir, viendo qué tenemos que hacer y anotándolo, y si surgiera una actividad que llevara ese tiempo, hacerla. Pero como (de momento) no lo somos, la vamos a aplicar siempre. Cuando nos surja algo que se pueda hacer en poco tiempo, ¡lo vamos a llevar a cabo ya!

“Si hago eso voy a estar distrayéndome cada dos por tres”

Puede ser; pero pensar en esa mini-tarea muchas veces, o pararte a anotarla te distrae más. Por otra parte, como siempre digo, el sentido común es muy importante en estos casos. Si veo que no hago más que tareítas pequeñas y no avanzo en otra cosa, igual me conviene anotar todas estas cosas y hacerlas de una vez en otro momento.

Algunos ejemplos para aplicar esta regla

En el trabajo puede ser muy útil para llamadas de teléfono cortas, conversaciones (también cortas) con compañeros o correos electrónicos. En casa para recojer cosas que te encuentras y llevarlas a su sitio, cambiar el rollo del papel higiénico, anotar algo que falta y hay que comprar…

Beneficio para sencillistas – I: “tener que” hacerlo en dos minutos te obliga a ser breve. No estarás tentado a “enrollarte” en el mail o en la llamada telefónica.

Beneficio para sencillistas – II: poniéndote la norma de hacerlo ¡ya! hace que venzas la vergüenza, el miedo o la pereza de hacer algunas tareas (sobre todo cosas que nos cuesta decir o hacer y vamos postergando).

Beneficio para sencillistas – III: hacerlo algo en cuanto surge, hace que “la bola de nieve” no siga aumentando. Si algo se deja para luego, siempre se complica.

Beneficio para sencillistas – IV: hacer estas mini-tareas da la satisfacción de actividades completadas, de haber hecho cosas.

¡CUIDADO! ¡PELIGRO!

El tiempo en nuestra cabeza no se mide bien. Dos minutos pueden ser media hora si no estamos atentos; y corremos el riesgo de estar media mañana con esa actividad “cortita”.

Para ello lo mejor es empezar controlando el tiempo; bien sea con nuestro reloj, con la cuenta atrás del móvil (incluso hay aplicaciones para ello), con un timer de los de cocina (o laboratorio). Todo sirve. El objetivo es que, al menos al principio, nos hagamos una idea de cuanto son dos minutos.

“Buah, con eso tardo mucho y no vale para nada”

Los dos minutos son orientativos. Se trata de completar actividades cortas para “desatascar” el día a día. Pueden ser dos minutos, cinco o diez. Depende de lo que estemos haciendo y del tiempo de que dispongamos para ello.

Entonces… ¿por qué dos minutos?

Porque es una estimación del umbral de eficiencia; es decir, que el beneficio que vas a obtener si anotas la tarea que te va a llevar menos de ese tiempo, o piensas sobre ella, o la postergas, no se justifica.

*Como curiosidad quiero decirte que “dos minutos” es un periodo de tiempo muy usado en diferentes ámbitos como en balonmano (expulsión temporal de un jugador) o en el mundo de los ladrones (he leído que ese tiempo es del que disponen para atracar sin que llegue la Policía). Así como canciones que llevan por título ese lapso de tiempo o dentro de expresiones como “en dos minutos te lo explico”…

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3 pensamientos en “La regla de los dos minutos (para hacer cosas)

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