¿Qué son las listas de control o “checklist”?

Ejemplo de lista de controlLas listas de control son, junto con la “regla de los dos minutos“, una parte muy útil del sistema de organización personal GTD del que venimos hablando en este blog. Son dos trucos que se pueden implementar sin necesidad de usar el sistema al completo.

Se trata de confeccionar listas; algo así como “recetas” para uno mismo, para la vida cotidiana. En concreto se pueden hacer listas de control con:

Pasos a seguir para tareas rutinarias.

Por ejemplo:

– Organizar un viaje de trabajo (si es que lo hacemos a menudo).

– Prepararse para un partidillo de fútbol, o para ir al gimnasio (meter calcetines limpios, toalla, zapatillas, gel y champú, tarjeta de acceso…).

– Ayudar a los niños a tener todo listo para ir al colegio (¿merienda? ¿mochila? ¿deberes hechos?…).

– Estudiar un examen (pensar: ¿tengo todos los apuntes? ¿sé la fecha y hora bien? ¿cómo va a ser la metodología?…).

– Dejar la casa de la playa en condiciones: tirar la basura, cerrar el agua, cortar la electricidad, bajar las persianas…

Pasos a seguir para tareas complejas:

Por ejemplo (sacados del blog de Rubén Alzola “Marca la diferencia“):

– Una para el Plan de Contingencias, es decir, qué y quién hace qué a partir de un problema detectado o alarma.

– Otras para el Plan de Arranque del sistema informático, explicitando el orden en que se deben llevar a cabo el encendido, la coordinación entre sistemas, etc.

– Otra para el Plan de Comunicación a los clientes ya que en función de los elementos afectados, la franja horaria, etc. habrá que avisar a unos clientes u otros.

– Inventario de cosas:

Por ejemplo:

– La lista de la compra “básica”: las cosas que siempre compramos (a la que añadiremos lo demás que queramos adquirir).

– Las cosas que quiero llevar siempre que vaya de viaje: agenda, cámara de fotos, cargador del móvil, gafas, reloj…

¿Qué beneficios obtendré con estas listas?

  1. No olvidarás pasos importantes que, por costumbre de hacer una cosa, se nos pueden pasar. Es necesario obligarse a consultar la lista aunque estemos seguros de que sabemos lo que hay que hacer. ¡Te sorprenderá comprobar que la mayoría de las veces se te iba a olvidar algo! Merece la pena invertir un poquitín de esfuerzo en hacer y consultar la lista por los beneficios que obtendrás cuando no se te olvide nada.
  2. Rentabilizarás lo que pensaste una vez; es mejor pensar detenidamente qué necesito y cómo lo voy a hacer una vez y no siempre que me surja.
  3. Podrás delegar: esto es muy interesante. Estas listas se las puedes pasar a otra persona y estarás seguro de que no olvidará nada. En realidad, será como si tú mismo estuvieras allí haciéndolo. Por ejemplo puede ser muy útil si prestas tu casa de la playa a un familiar, le pasas la lista de “cómo dejar el apartamento en condiciones” y te quedas tranquilo. ¡Él o ella sólo tendrá que seguir los pasos!
  4. Podrás adquirir nuevos hábitos: si estás intentando acostumbrarte a hacer algo, usa estas listas para asegurarte de que lo haces y, además, siempre de la misma manera. Si pasado un tiempo ya es algo natural hacerlo, puedes tirar la lista.

Trucos para sencillistas

  • Cuando te dispongas a hacer una lista de este tipo visualiza el proceso que quieres plasmar. Imagínate a tí mismo haciéndolo y anota los pasos y lo que necesitas para llevarlo a cabo.
  • Ve “puliendo” las listas. Cuando realmente estés llevando a cabo la tarea en cuestión, fíjate si falta algo en tu “checklist” y anótalo. Tiene que ser algo vivo y muy pegado a la realidad.
  • Guarda estas listas en formato digital y así sólo tendrás que imprimirlas o consultarlas en la pantalla. Aunque, si te apañas bien, puedes tenerlas en papel (en carpetas o todas juntas en una libreta).
  • Usa estas listas para el trabajo: puedes confeccionar algunas con las tareas rutinarias que quieres que desarrollen tus empleados o, simplemente, para las tuyas propias.
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2 pensamientos en “¿Qué son las listas de control o “checklist”?

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