Cómo escribir el correo electrónico perfecto – Parte I

Teclado de ordenador de mesaEn los últimos años han nacido muchas formas de comunicación, pero el correo electrónico sigue siendo una muy usada tanto en el ámbito profesional como en el personal. Depende del estilo de vida que lleves, pero al cabo del día seguramente escribas y recibas muchos e-mails; por eso es importante hacerlo bien. A continuación encontrarás una pequeña guía para que enviar correos sea lo más rápido y efectivo posible (en dos entradas, para que no sea muy pesado).

Escribir tú un correo electrónico a alguien (aspectos a tener en cuenta):

El “asunto”:

  • Su cometido: dar una idea lo más aproximada posible al receptor de qué se va a encontrar en el mensaje.
  • Tiene que llamar la atención al destinatario para que no acabe en “spam” o en la papelera.
  • Debe contener datos, fechas y todo lo necesario para que la persona que lo recibe sepa para qué le escribes.
  • Ejemplos:

– Resumen texto “Romeo y Julieta” -con adjuntos-.

– Programar reunión con personal para 14-12-12.

– Invitación a fiesta cumpleaños Madrid (16 dic.).

– 5 fotos boda Ramiro (no hace falta responder).

El cuerpo del mensaje:

  • No hagas introducciones pesadas. El destinatario puede que tenga varias decenas de correos que leer y se va a cansar de esperar a llegar al grano.
  • Ve directamente a lo importante. Ejemplo: Te escribo para invitarte a la cena del equipo de fútbol de Valdecilla el próximo sábado (15 diciembre 2012). Será en el Restaurante Ramón sobre las 22.00h. Costará 12 euros por persona. Contesta si quieres ir y dime con quién vas. Te adjunto el menú.

Los adjuntos:

  • Trata de evitarlos en la medida de lo posible. Lo más normal es que el receptor lea tu mensaje desde su móvil y querrá ver cuánto antes de qué se trata y no le gustará tener que abrir adjuntos (que muchas veces no cargan en dispositivos móviles). Además saturan el espacio del correo.
  • Si es inevitable: avisa qué son y si es completamente necesario que los abra o no.

Truco para sencillistas: Cuando vayas a escribir un correo con adjuntos, lo primero que debes hacer es anexarlos. De esta forma no se te olvida. Después, escribe el texto y, por último, el destinatario. Así te aseguras que no se manda nada a medias y que no se envía por confusión.

¡Comprueba siempre que todo esté correcto antes de dar a “enviar”!

Los destinatarios:

  • Selecciona bien a quién le interesa lo que vas a mandar y enviálo sólo a quién realmente le vaya a importar (no envies por enviar). No le des a “con copia” – CC- indiscriminadamente.

¡Cuidado con la protección de datos!

  • Si vas a enviar un mismo correo a una lista grande de personas, cuida de hacerlo “con copia oculta” -CCO-. Nadie tiene por qué ver las direcciones de correo de los demás.
  • Pero… si envias un mismo correo a dos personas hazlo visible -CC- para que sepan que no es una conversación privada; si no que también lo están recibiendo otras personas.
  • En cualquier caso, INFORMA, de a quién estás enviando el correo con frases como: “Os envio a los periodistas” (das a entender que además de al que le está llegando, con copia oculta hay más profesionales) o “Pepe y Manuela, os mando…” No seas ruin y pongas en situación comprometida a terceras personas.

(Te recomiendo que eches un vistazo a la parte II sobre cómo escribir el correo electrónico perfecto).

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3 pensamientos en “Cómo escribir el correo electrónico perfecto – Parte I

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