Ponerse en marcha por las mañanas: todos los secretos (parte I).

Todos tenemos que levantarnos por la mañana y prepararnos para afrontar la jornada. Se trata de que esa rutina la hagamos de la mejor y más rápida manera posible, ¿te animas?

Te adelanto que todo depende de la preparación, la previsión; pero vayamos por partes…(en concreto, ésta es la parte I de la saga)

1. ¿A qué hora te acuestas?2012-03-24 14.08.22

Parece obvio, y lo es, pero depende de a qué hora tengas que levantarte al día siguiente. Tradicionalmente se ha dicho que los adultos necesitamos dormir ocho horas. Ahora parece que con siete es suficiente. En cualquier caso, procura que no sea menos de seis y media (¡y tampoco más de nueve y media o diez!).

La cena: trata de que sea baja en grasas y dulces, nada de cafeína y, al menos, hazla 90 minutos antes de acostarte.

Si quieres saber más sobre cómo dormir mejor, echa un vistazo a éste estudio.

2. Poner el despertador

¿A qué hora? Esto también es obvio, calcula cuánto tiempo vas a necesitar para estar preparado para empezar a hacer cosas o salir de casa y pon la alarma. Pero no escatimes con ese tiempo. Está comprobado que estar relajado por la mañana hace que salga mejor tu jornada.

Si tienes que madrugar mucho, acuéstate antes.

Algunos trucos para despertar mejor:

– Calcula el mismo tiempo para dormirte que para despertarte.

– Si el sonido del despertador te molesta mucho, valora usar uno de luz.

– Hidrátate: por la noche pierdes mucho líquido. Una buena opción puede ser llevar un termo a la mesilla con agua, té o caldo calentito para tomar aún estando en la cama.

– Estírate, desperézate (al menos durante cinco minutos y sin normas).

– Piensa en positivo: haz repaso mental de las cosas buenas que tienes en la vida y estate agradecido por ello.

– Ejercicio: recomiendan hacer algo de ejercicio antes de desayunar. Sirve para activarte, pero, reconozco que a veces es casi imposible.

3. La ducha matutina

Para que sea “activadora”, tienes que cambiar del agua caliente al frío (15 grados). Lo recomendable es, según el método de cura de Sebastián Kneipp, hay que ir acercando el agua fría paulatinamente al corazón: primero pierna derecha, luego brazo derecho, después pierna izquierda y brazo izquierdo, por último espalda y pecho. La sensación se acentúa si se enchufa el chorro a la boca unos segundos.

4. Un buen desayuno

Lo fundamenal que nos interesa aquí es cómo hacerlo lo mejor posible y de la manera más rápida.

Para conseguir ésto último es fundamental dejar el mayor número de cosas para el desayuno preparadas las noche de antes: la taza, la cuchara, el azúcar, el café sólo para ponerlo a hacer, la tostadora fuera y enchufada, la zumera, etc.

Y para que sea de la mejor manera posible… todos hemos oído aquello de que “el desayuno es la comida más importante del día“… pero, ¿lo tenemos interiorizado? No. Al menos en España, la comida más abundante suele ser el almuerzo o la cena, no el desayuno.

¿Cuál es el desayuno ideal?

Depende de las necesidades de cada uno. Aquí puedes echar un vistazo a algunos tipos de desayunos de acuerdo a las características personales. Lo fundamental es: vitaminas (frutas, tomate en rodajas…), proteína (jamón de pavo….), hidratos de carbono (cereales, pan..), lácteo (queso, yogur, leche) y yo añadiría algo calentito (café, infusión, cereales solubles..).

(en la parte II de la saga encontrarás las claves para salir de casa -o no- y ponerte cuanto antes a la tarea, ¡no te la pierdas!).

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Trabajar / estudiar desde casa: cómo ser más productivo.

Hay muchas razones por las que puedes tener una oficina en casa: eres teletrabajador de una empresa, tienes la tuya propia y la llevas desde casa, preparas tus exámenes en tu hogar o estudias a distancia. Sea cual sea el caso, es fundamental tener en cuenta ciertos aspectos para hacerlo de la manera más productiva posible.

Lo primero es asumir que somos adultos responsables de nuestro quehacer. Partiendo de esa premisa, a continuación te cuento algunas cuestiones que mejorarán el rendimiento de tu trabajo en casa.

Los horarios

Es fundamental fijar unos horarios y cumplirlos a rajatabla. Dado la libertad que te proporciona trabajar fuera de la oficina, puedes analizar qué momentos son los más productivos para tí y usarlos. Pero siendo riguroso con los horarios que te fijes. Asume que esos horarios son como los de un trabajo al uso: hay que cumplirlos obligatoriamente.

Pero es igual de importante saber desconectar. Cuando termines con tu horario fijado, ¡se acabó trabajar! No caigas en la tentación de comprobar si ha llegado tal correo o cuántas visitas tienes en tu página web. El descanso es imprescindible para rendir adecuadamente. No por “estar siempre trabajando” lo haces mejor. A este respecto te recomiento el artículo que escribimos aquí sobre el uso del móvil.

El entorno

Si puedes, trata de tener un espacio propio y separado para trabajar. Si no es posible, intenta que esté lo más adaptado y aislado posible.

Es importante hacer saber al resto de personas que viven contigo (si es que las hay) que estás trabajando en casa (o estudiando) e informarles de tus horarios. Este aspecto es fundamental para evitar, en la medida de lo posible las distracciones. Al igual que silenciar el móvil y no mirar continuamente el correo electrónico.

Trabajar desde casa también es trabajar y debes estar concentrado. Es complicada la conciliación familiar y laboral siempre; pero cuando se está en el hogar es tentador hacer muchas cosas a la vez. Es necesario organizar las comidas, a los niños, etc. para tener un tiempo en el que trabajes y ya está. Sin más cosas que hacer simultáneamente.

En este entorno deberías tener todo lo necesario para trabajar. Hazte con el material que vayas a necesitar y tenlo a mano. Te recomiendo que eches un ojo a la entrada sobre tener la mesa despejada.

Trabajar en casa puede hacerte caer en muchas tentaciones: desde estar en pijama toda la jornada hasta jugar al ordenador o ver la televisión en horas de trabajo. Sé responsable con tu trabajo y evita que esto pase.

Aséate, vístete y actúa como si hubiera más personas trabajando a tu lado. Trata de no comer en el lugar de trabajo.

Haz descansos en los que mires por la ventana o vayas a la cocina a picar algo. Pero programados; calcula, al menos, dos horas de trabajo y 10 o 15 minutos de descanso. No más, pero tampoco menos. Hacer muchos descansos es tan contraproducente como no hacer ninguno. Repito, la clave está en hacerse a la idea de que se está en una oficina con más gente.

Ten claros los objetivos del día

Trabajar o estudiar en casa supone que eres tú el que debe organizarse para llevar todo a cabo. No tienes un jefe a tu lado diciéndote lo que tienes que hacer. La fuerza de voluntad aquí es fundamental.

Es necesario que cada día tengas unos objetivos que cumplir. Te recomiendo que cada día, antes de finalizar tu horario, dediques unos minutos a fijar cuáles serán los objetivos del día siguiente. Así, cuando comiences a trabajar, tendrás claro por dónde empezar.

Truco para sencillistas: si trabajas desde casa y quieres tener más información, te recomiendo el blog de Marta Orozco. Dedicado íntegramente este tema.

La perfección es nociva

“Lo hecho es mejor que lo perfecto”

¿Sabes quién ha pronunciado esta frase?

¿No?

Un tal Mark Zuckberberg, el creador de una de las redes sociales más importantes del mundo: FACEBOOK.  ¿Te suena, verdad?

Pues si él lo dice y a los 27 consiguió amasar una fortuna de 17,500 millones de dólares, algo de razón tendrá.

Analicemos esto un poco:

  1. La perfección no existe. Todo puede mejorarse hasta el infinito.
  2. El objetivo de hacer cosas es eso, HACER COSAS, no alargar el desarrollo de llevarlas a cabo hasta conseguir que quede “perfecto”.
  3. Nunca te parecerá que está “perfecto”. Siempre querrás cambiar algo y extenderás la entrega hasta límites insospechados.
  4. Eso anterior se llama “procrastinación” o el “placer” de dejar algo para después sabiendo las consecuencias. En este caso alargar la entrega de una tarea hecha (o simplemente darla por concluida). Y procrastinan hasta las personas más inteligentes que conozco. Es un vicio muy tentador.

Hay un grupo de Linkedin que habla de esto y he encontrado a Alvaro S. quien comenta lo siguiente:

Hay algo más valioso que lo perfecto y es la Excelencia de lo bien hecho. No hay que olvidar que no somos perfectos. […] Después habrá tiempo para mejorarlo y corregir los defectos que se puedan encontrar a lo largo de la vida del producto o servicio.

[…]

En las personas lo perfecto es enemigo de lo bueno. […]

La Perfección vs. La Excelencia

La Perfección es lo correcto – la Excelencia está dispuesta a estar mal

La Perfección es miedo – la Excelencia es tomar un riesgo

La Perfección es cólera y frustración – la Excelencia es esperanza

La Perfección es control – la Excelencia es espontánea

La Perfección es juicio – la Excelencia es aceptación

La Perfección es tener – la Excelencia es dar

La Perfección es duda – la Excelencia es confianza

La Perfección es presión – la Excelencia es natural

La Perfección es el destino – la Excelencia es el proceso

Para mí darme cuenta de que las cosas hay que hacerlas y punto ha sido una revelación. Así que, busquemos la excelencia, pero no nos obsesionemos con ello.

Hoy en día hay una tendencia que me gusta y es la de hacer las cosas cuanto antes y probar si funcionan. Si es así, ¡adelante! y si no, buscar la manera de mejorar, pero andando ya el camino.

Ya no hay el tiempo de amasar una idea durante meses o, incluso, años. Pon una fecha y ánimo con ella.

Si siempre buscáramos la perfección, no haríamos nunca nada. Imagina preparar una cena para tus amigos e intentar que fuera PERFECTA. ¿Cuándo cenarían tus hambrientos conocidos? Nunca.

Atrévete a fallar, a cometer errores, a ser criticado. Empieza por algo, aunque no sea AÚN lo que quieres conseguir; ya irá llegando poco a poco, con esfuerzo y cariño. Pero, de momento, ya has dado un paso.

Un viaje de mil millas comienza con el primer paso. ‘Lao-tsé’.

Pero, ¡cuidado!

En este afán por hacer las cosas cuanto antes nos puede llevar a hacerlo “de mala manera”. Eso no es. Todos sabemos cuándo una tarea está terminada. Y ese es el momento de decir “ya”; ni antes, ni después.

La organización del tiempo y del trabajo, e, incluso, la buena gestión de nuestra propia vida es muy importante a la hora de vencer este afán perfeccionista. Saber dónde estás y hacia dónde quieres llegar y tener las herramientas para conseguirlo en el menor tiempo posible, con el menor esfuerzo y con la máxima garantía de éxito, es fundamental para ganarle la batalla al pefeccionismo.

[[Momento publicidad]] En este blog te damos ideas, trucos y un poco de reflexión para que puedas alcanzar tus metas personales con la confianza necesaria. Echa un vistazo a los otros artículos y, si te gustan, compártelo con tu gente. ¡Es gratis!

Algunos trucos sencillos para tu lugar de trabajo

Relacionado con las dos últimas entradas, hoy te traigo algunos trucos rápidos para hacer más agradable y cómo tu lugar de trabajo.

Truco para sencillistas I: ten siempre a mano recambio de tu material de papelería (bolis, post-it, grapas, clips…). Es muy frustrante estar trabajando en un proyecto con la máxima concrentración e interrumpirlo para ir a por grapas.

Truco para sencillistas II: si te da pavor deshacerte de los papelitos que pueblan tu mesa, puedes habilitar una carpeta bajo el título “lo que antes estaba sobre la mesa” y guardarlo ahí. Eso sí, revísala de vez en cuando y haz limpieza.

Truco para sencillistas III: es muy útil tener un cajón con artículos de aseo personal en el lugar de trabajo. La lista puede ser tan extensa como quieras. Por ejemplo: cepillo y pasta de dientes, toallitas refrescantes, desodorante, crema de manos… y en el caso de las mujeres: artículos de higiene íntima, toallitas desmaquillantes, quitaesmalte (es muy feo unas uñas con la pintura descascarillada y darte cuenta ya en el trabajo), lima de uñas, algo de maquillaje, etc.

Puede ser intersante tener también algo de comer que no de olor (unas galletas, tortitas de maiz, barritas energéticas) y que sea limpio de comer. También una botella de agua. Ahora bien, no es necesario que esté a la vista. Guárdalo mejor en tu cajón.

Truco para sencillistas IV: en la medida de lo posible, trata de rodearte de cosas buenas. Me refiero ahora desde el punto de vista material. Es mucho más agradable tener un buen vaso portalápices que no una lata recortada. Invierte un poco de dinero en adquirir poco a poco buen material para tu trabajo (y si te lo proporciona la empresa, trata de que vayan comprando cosas mejores), lo agradecerás.

Truco para sencillistas V: alegra tu lugar de trabajo. No quiero decir con esto que lo recargues de adornos; si no que pongas dos o tres objetos bonitos, actualizados y que te recuerden a cosas buenas… o una planta bonita en un buen macetero (además absorbe las radiaciones negativas del ordenador.

 

 

Cómo conseguir una mesa de trabajo despejada

Mira tu mesa de trabajo, ¿qué sensaciones te produce? Ahora imagina que no es tu mesa, si no la de otra persona a la que has ido a visitar, ¿qué pensarías de ella?

Si la impresión que te da no es buena, si hay algo dentro de tí un poquito avergonzado por cómo está tu mesa, si crees que no tienes tiempo para organizarla… ahora es el momento de hacerlo; porque de verdad lo necesitas.

Los beneficios están asegurados.

Algunos métodos para despejar tu mesa

1. El método de los cuadrantes (la llamada “regla de Eisenhower”).

Se trata de que dividas en cuatro sectores una mesa vacía (una segunda mesa cerca de tu escritorio o incluso el suelo). En ellos irás colocando los papeles y cosas que te vayas encontrando en tu mesa. Ve uno por uno y con calma (en el peor de los casos se tarda como muchísimo dos horas). Los cuadrantes son los siguientes:

A. Tirar: usa una bolsa de basura grande o una caja. Ahí irá todo aquello que ya no vas a usar más (sé escricto, no pasa nada por tirar, existe Google).

B. Trasladar: esto es todo lo que no te corresponde hacer a tí o que puedes delegarlo en otra persona.

C. Importante: todo lo que debas hacer tú y además cuanto antes (sé estricto también aquí, no todo es importante).

D. Milagros: todo lo que puedas ir haciendo mientras recoges (llamadas de teléfono, mails, archivar…). Recuerda la regla de los dos minutos.

Las reglas básicas son: no formar montoncitos intermedios, coger cada papel una vez y decidir y no formar más cuadrantes.

2. El método de organización Getting Thing D0ne (GTD).

Es un método, como ya hemos comentado en otras ocasiones, complicadete, pero muy efectivo. Yo aún estoy empezando a implantarlo 100%.

Hay por ahí muchos blogs que detallan este método en sus artículos. Te recomiendo especialmente:

  • El Canasto. Su autor comenzó el blog para perfeccionar su español y ahora es uno de los más reconocidos de habla hispana en cuanto a GTD se refiere.
  • ThinkWasabi. Berto Pena, el creador de este maravillos blog, tiene además en su haber también un libro especialmente esclarecedor: “Gestiona mejor tu vida” (recomendable 100%).

Hay muchísimos más, de hecho, Jeroen (el autor de El Canasto) tiene un ránking de los 100 blogs más relevantes de organización de tareas, tiempo, etc. Échalo un vistazo si tienes curiosidad.

3. El método “a tu manera”.

Es decir, hazlo como quieras, pero despeja tu mesa de papeles. Y tira cosas. Ten presente que hoy en día en Internet se puede encontrar todo tipo de información y no es necesario tenerlo en papel.

El Feng Shui da algunas ideas también sobre cómo tener la mesa despejada.

Algunas ideas para ayudarte a dar el paso

En una mesa de trabajo fundamentalmente podemos encontrar: recordatorios de tareas, archivo, material de papelería, adornos y recuerdos.

¿Qué hacer con ello?

Recordatorios de tareas: pon en práctica algún método de organización como los mencionados anteriormente y saca de la mesa los papelitos.

Archivo: hazte con un buen archivador y sé muy selectivo a la hora de decidir qué entra en él (más adelante sacaremos algún artículo relacionado con los archivos).

Material de papelería: habilita un cajón para ello.

Adornos y recuerdos: ten los imprescindibles, los que te recuerden cosas buenas, que estén actualizados y sean bonitos.

Cómo mantener una mesa despejada

Ya tienes la mesa libre, es un lienzo, un papel en blanco. Ahora toca mantenerla. ¿Cómo?

  • Saca y pon sobre ella sólo los papeles del proyecto en el que estés trabajando en este momento.
  • Cuado uses algo (un documento, material, etc.), devuélvelo a su lugar.
  • Revisa regularmente tus archivos, cajones, estanterías y vuelve a poner cada cierto tiempo el método que hayas elegido para despejar tu lugar de trabajo (el de los cuadrantes, GTD o cualquier otro).
  • Soluciona los “atascos”: ¿por qué no consigues mantener tu mesa despejada? Puede haber multitud de razones; desde un archivador que cierra mal hasta no saber cómo organizar tus tareas pendientes. Identifica cuál es tu razón y solucionalo.
  • En cuanto un papel aterrice en tu mesa, toma una decisión con respecto a él: ¿es un recordatorio de tarea? ¿es para archivar? ¿quizá para tirar?

Los beneficios de tener una mesa de trabajo despejada

Puede que nunca te hayas parado a pensarlo, pero tu mesa de trabajo es tu tarjeta de presentación para aquellos que la ven, el reflejo de lo que tú eres, la primera impresión que van a recibir tus visitas.mesadespejada

Y recuerda… “No hay segunda oportunidad para una primera impresión”

(Oscar Wilde).

 

 

Estemos completamente de acuerdo o no con esta afirmación, lo que sí que está claro es que la apariencia de tu lugar de trabajo dice mucho de tí.

Mesa despejada vs mesa atiborrada

Hay mucha controversia con respecto a si la apariencia de una mesa de trabajo debe ser despejada o llena hasta arriba de papeles:

Creo que no hace falta decir que mi opinión está clara: mesa despejada.

¿Por qué?

Beneficios de tener una mesa de trabajo despejada

  1. Una mesa libre de papeles y objetos innecesarios es un lugar agradable y cómodo para trabajar.
  2. Supone un lienzo en blanco para desarrollar cada tarea de manera independiente, centrándonos en ella y sin distracciones.
  3. Dejar papeles sobre la mesa como recordatorio de tareas por hacer es inútil. Cuando éstos quedan enterrados bajo otros y lo que hay es una masa informe de papeleo, no sabes lo que hay y no sirve para acordarte de lo que tienes que hacer.
  4. Ofrece al visitante una imagen de un trabajador centrado, responsable y eficiente.
  5. Higiene: es más fácil limpiar una superficie libre que una llena de pequeños obstáculos.

¿Cómo puedo despejar mi mesa?

En la siguiente entrada veremos algunos trucos y consejos para conseguir tener una mesa libre de papeles y ¡cómo mantenerla!

Uso de la agenda: algunas nociones básicas.

AgendaHa empezado un nuevo año y es el momento de estrenar agenda. Pero… ¿para qué sirve en realidad? Llevamos años con ella entre nuestras cosas, pero… ¿qué apuntamos?

Para empezar, debo decir que en una agenda hay que anotar aquello que queremos que nos sea recordado en un día en concreto.  ¿Fácil, no?

 

Algunos ejemplos de anotaciones que caben en nuestro dietario:

  • Citas concretas: debe ir anotada la hora, el sitio, el asunto (si es necesario) y el lugar con dirección y teléfono (si no estamos muy seguros o no es un sitio habitual). Así, de un vistazo tendremos todos los datos para modificar, anular o hacer lo que necesitemos con esa cita. Es el uso habitual que se le ha dado siempre a una agenda y lo que anotan los secretarios o personas que trabajan para la organización de otra persona.
  • Fechas límite:  pueden ser reales o ficticias. Esto es, fechas en las que debamos entregar trabajos hechos o en las que haya que haber finalizado algo “de verdad” o metas autoimpuestas. Esto último son fechas límite que sólo sabemos nosotros y que pueden servir de guía o motivación para desarrollar proyectos.
  • Asuntos que necesito tener en mente tal día en concreto. Por ejemplo que en esa fecha hay partido en el estadio de mi ciudad y me puedo encontrar atasco. O que empiezan las rebajas. En definitiva, cosas que sería conveniente saber ese día.
  • Citas o asuntos de otras personas. No son cosas que deba hacer yo, pero sí otros y me afectan de alguna manera. Por ejemplo, recordar que tu hermano tiene consulta en el médico y preguntarle el próximo 5 de marzo.

Éstos son sólo algunos ejemplos del uso que se le debe hacer a una agenda, ya sea en papel, electrónica, etc. Pero seguro que hay muchos más; si se te ocurre alguno, ¡déjalo en los comentarios! GRACIAS.